Theo Thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP sắp tới đây, nhiều hóa đơn điện tử cũ theo mẫu TB03/AC ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC sẽ bị hủy nếu có sự yêu cầu của cơ quan thuế quản lý. Mặt khác, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cũng thường xuyên phải hủy hóa đơn điện tử nếu gặp sai sót hoặc không phù hợp nhưng chưa chắc ai cũng biết cách hủy hóa đơn theo đúng quy trình. Trong bài viết dưới đây, UBot sẽ hướng dẫn chi tiết các thủ tục hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa chính xác nhất!
>> Hướng dẫn chi tiết lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
1. Trường hợp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa
1.1. Hủy hóa đơn điện tử khi hết thời hạn lưu trữ
Thông thường 10 năm là thời hạn lưu trữ của hóa đơn điện tử theo luật. Khi kết thúc thời hạn 10 năm này, doanh nghiệp có quyền hủy HĐĐT nếu Cơ quan nhà nước có thẩm quyền không có quyết định khác.
Về thủ tục hủy hóa đơn điện tử, thủ tục thực hiện tương tự với thủ tục hủy hóa đơn thường như trong Nghị định 51/2010 của Chính phủ và Thông tư 53/2010 của Bộ Tài chính
Chú ý:
- Khi hủy hóa đơn điện tử, phải chú ý không làm ảnh hưởng đến các hóa đơn điện tử đang còn sử dụng
- Khi hủy hóa đơn điện tử, phải chú ý không làm ảnh hưởng đến hệ thống thông tin
1.2. Hủy bỏ hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót
Thường áp dụng với HĐĐT đã có mã xác nhận của cơ quan Thuế
1.2.1. Trường hợp hóa đơn phát hiện sai sót khi chưa gửi cho bên mua
Nếu bên bán phát hiện hóa đơn có sai sót trước khi chưa gửi cho bên mua thì bên bán tiến hành báo với Cơ quan thuế dựa vào Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 của Chính phủ về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Sau đó, bên bán cần thay thế hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã ở Cơ quan thuế. Cuối cùng, bên bán gửi lại cho bên mua hóa đơn vừa lập nêu trên.
>> Hủy hóa đơn khi giải thể doanh nghiệp
1.2.2. Trường hợp hóa đơn phát hiện ra có sai sót sau khi gửi cho bên mua
Trong trường hợp này, nếu bên bán là bên gây sai sót, cần có thêm văn bản ghi rõ và thông báo về việc sai sót và văn bản nêu rõ thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Tương tự, bên bán cần thay thế hóa đơn đã lập bằng hóa đơn điện tử mới bằng cách lập, ký số và ký điện tử để lấy mã ở Cơ quan thuế (như mẫu số 4 phía trên). Cuối cùng, bên bán gửi lại cho bên mua hóa đơn vừa lập nêu trên.
1.2.3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai sót đã được cấp mã
Trong trường hợp này, bên bán sẽ được Cơ quan thuế thông báo về sai sót theo Mẫu số 05 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Sau đó, bên bán cần kiểm tra, đối chiếu lại thông tin theo như Mẫu số 5 như dưới đây.
Sau khi nhận thông báo, trong vòng 2 ngày, nếu như có sự đồng ý của cả 2 bên bán và bên mua, bên bán vẫn tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới và tiến hành ký để nhận mã từ Cơ quan thuế. Sau đó bên bán sẽ gửi lại hóa đơn mới cho bên mua.
2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa 2022
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, kế toán có thể sử dụng mẫu hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2022 và tải biên bản ngay tại đây
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa
Sau đây là các bước hủy HĐĐT đúng quy định của pháp luật mà các doanh nghiệp và kế toán viên cần nắm rõ:
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử
Theo như các mẫu đã nêu trên, ở phần nội dung biên bản, doanh nghiệp phải ghi rõ những nội dung cần phải sửa đổi ở hóa đơn điện tử mới, đồng thời phải bao gồm đầy đủ chữ ký của bên mua và bên bán.
Bước 2. Tiến hành hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa
Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành ở trên phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại mà doanh nghiệp đang dùng. Các bước cụ thể như sau:
- Đăng nhập vào phần mềm
- Chọn và khai báo thông tin ở mục “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
- Lưu lại thông báo đó
- Xuất file XML (mục đích để sau này nộp cho Cơ quan Thuế)
- Chuyển giao cho Cơ quan thuế, đồng thời tích vào trạng thái đã nộp cho CQT trên phần mềm để dễ dàng nắm bắt sau này.
Bước 3. Tạo HĐĐT mới ở trên phần mềm để thay thế
Cuối cùng, đừng quên tạo hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn điện tử không sử dụng nữa đã hủy vừa rồi. Hóa đơn mới cũng cần lập đúng dựa theo quy định của pháp luật và kèm dòng chú thích “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn…” để dễ phân biệt, rà soát sau này.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục hủy HĐĐT không sử dụng nữa theo đúng quy định của pháp luật. Đừng ngại liên hệ UBot để nhận tư vấn và giải đáp thắc mắc nếu trong quá trình xử lý hóa đơn bạn gặp bất cứ khó khăn nào!
