Những câu hỏi khiến kế toán viên phải bối rối và đau đầu như: Viết sai hóa đơn có cần phải hủy? Hủy hóa đơn bị in trùng như thế nào? Hay Cách điền biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy ra sao?,… đều sẽ được UBot giải đáp toàn bộ trong bài viết về thủ tục hủy hóa đơn dưới đây!
>> Giải pháp “làm tự động, bỏ thủ công” cho phòng Kế Toán
1. Hủy hóa đơn trong trường hợp nào?
1.1 Trường hợp hủy hóa đơn
Căn cứ quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Khoản 2, Điều 29, tổ chức và cá nhân kinh doanh phải hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
> Trường hợp 1: Tổ chức và cá nhân kinh doanh đã in thừa, in trùng hoặc in sai hóa đơn, do đó trước khi thanh lý hợp đồng đặt in, họ phải tiến hành hủy chỗ hóa đơn đó.
> Trường hợp 2: Hóa đơn thuộc sở hữu của tổ chức và cá nhân kinh doanh không được tiếp tục sử dụng nữa, dẫn tới việc bị hủy bỏ.
1.2 Thời hạn hủy hóa đơn
– Các trường hợp kể trên quy định 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế là thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất.
– Nếu các tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh nhận được thông báo hóa đơn của mình đã hết giá trị sử dụng từ cơ quan thuế (Không tính trường hợp thông báo do dùng cưỡng chế nợ thuế), thì họ phải tiến hành hủy hóa đơn trong vòng tối đa là 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo đó hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
1.3 Lưu ý về thủ tục hủy hóa đơn
– Những hóa đơn được bộ phận kế toán lập sẽ được hủy theo quy định về kế toán của pháp luật Việt Nam.
– Nếu hóa đơn chưa lập là vật chứng trong các vụ án thì sẽ không bị hủy, thay vào đó chúng sẽ được xử lý theo quy định pháp luật.
– Những hóa đơn sau được xác định là đã hủy:
+ Hóa đơn in sai, in hỏng, in trùng, in thử.
+ Các bản kẽm, bản phim,… được xác định đã hủy xong nếu không còn hóa đơn nào được lưu giữ nguyên vẹn hoặc trên hóa đơn đó không còn chữ để có thể ráp lại, sao chép hoặc phục hồi lại theo nguyên bản.
+ Nếu có người can thiệp khiến phần mềm không thể tạo ra hóa đơn nữa thì hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong.
– Trong trường hợp tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh viết sai hóa đơn, đọc ngay bài viết xử lý sai sót trong hóa đơn của UBot để nắm rõ cách xử lý.
>> Hủy hóa hơn và thu hồi hóa đơn khác nhau như thế nào?
2. Thủ tục hủy hóa đơn
Bởi vì việc hủy hóa đơn trong các trường hợp quy định của pháp luật là việc bắt buộc, tổ chức và cá nhân kinh doanh cần nắm rõ thủ tục hủy hóa đơn 3 bước sau để tránh mắc phải sai lầm không đáng có:
3. Hồ sơ chuẩn bị cho thủ tục hủy hóa đơn
Một bộ hồ sơ hủy hóa đơn đầy đủ sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
– Biên bản hủy hóa đơn
– Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy.
– Văn bản thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Doanh nghiệp sẽ lưu trữ bộ hồ sơ này.
>> Tải bộ hồ sơ hủy hóa đơn tại đây!
3.1 Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy
Đây là văn bản bắt buộc mà doanh nghiệp phải làm để xác định cụ thể số lượng hóa đơn sẽ hủy. Để điền mẫu biên bản chính xác nhất, bạn có thể xem hướng dẫn sau của UBot:
Mục 1: Điền tên công ty có hóa đơn cần hủy. Ví dụ, Công ty TNHH ABC.
Mục 2: Điền số biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy. Ví dụ, biên bản số 01/2019/BBKKHĐ.
Mục 3: Điền địa điểm và thời gian lập biên bản. Ví dụ, Hà Nội, ngày 14 tháng 02 năm 2020.
Mục 4: Điền thời gian tiến hành kiểm kê hóa đơn cần hủy. Ví dụ, Hôm nay, vào hồi 9 giờ ngày 14 tháng 02 năm 2020,…
Mục 5, 6: Điền tên các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Mục 7: Điền chi tiết thông tin về hóa đơn cần hủy theo các trường thông tin như trong hình.
Ví dụ: Xem trong hình.
Mục 8: Điền thời gian kết thúc việc kiểm kê hóa đơn cần hủy. Ví dụ, vào hồi 10 giờ ngày 14 tháng 02 năm 2020,…
Mục 9: Hội đồng hủy hóa đơn ký xác nhận.
3.2 Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
– Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán.
– Hộ gia đình hoặc cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Dưới đây là hướng dẫn điền văn bản quyết định:
Mục 1: Điền tên công ty thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Ví dụ, Công ty TNHH ABC.
Mục 2: Điền số văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Ví dụ, văn bản số 01/2019/QĐ-HHĐ.
Mục 3: Điền địa điểm và thời gian lập văn bản. Ví dụ, Hà Nội, ngày 14 tháng 02 năm 2020.
Mục 4, 5: Điền tên các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Mục 6: Công ty ký tên xác nhận.
3.3 Biên bản hủy hóa đơn
Dưới đây là hướng dẫn điền biên bản hủy hóa đơn:
Mục 1: Điền tên công ty hủy hóa đơn. Ví dụ, Công ty TNHH ABC.
Mục 2: Điền số biên bản hủy hóa đơn. Ví dụ, biên bản số 003/BBTHHD.
Mục 3: Điền địa điểm và thời gian lập biên bản. Ví dụ, Hà Nội, ngày 14 tháng 02 năm 2020.
Mục 4: Điền thời gian tiến hành hủy hóa đơn. Ví dụ, Hôm nay, vào hồi 9 giờ ngày 14 tháng 02 năm 2020,…
Mục 5,6: Điền số văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn và số biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy trước đó.
Mục 7, 8: Điền tên các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
Mục 9: Kê khai hóa đơn cần hủy theo các trường thông tin (Mẫu số, ký hiệu,…). Ví dụ, xem trong hình.
Mục 10: Điền lý do hủy hóa đơn. Ví dụ, xem trong hình.
Mục 11: Chỉ rõ phương pháp hủy hóa đơn (Xén nhỏ, hủy trên phần mềm,…).
Mục 12: Điền kết quả hủy hóa đơn. Ví dụ, xem trong hình.
Mục 13: Điền phương pháp hủy hóa đơn đã được lựa chọn. Ví dụ, Hội đồng hủy hóa đơn đã tiến hành xén nhỏ toàn bộ số hóa đơn…
Mục 14: Ghi rõ ý kiến Hội đồng hủy hóa đơn (Thống nhất và đồng ý với các kết quả,…)
Mục 15: Điền thời gian kết thúc việc hủy hóa đơn. Ví dụ, vào lúc 10 giờ ngày 14 tháng 02 năm 2020,…
Mục 16: Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn ký xác nhận.
>> Giải pháp đơn giản tiết kiệm 90% chi phí xử lý hoá đơn
Qua bài viết trên, UBot mong rằng bạn sẽ hoàn thành việc hủy hóa đơn một cách suôn sẻ và thuận lợi. Tiếp tục theo dõi UBot để nhận nhiều thông tin thú vị và hữu ích hơn nhé!
