Chuyển đổi số trong vận hành, nổi bật là tự động các quy trình xử lý nghiệp vụ văn phòng như chứng từ, hóa đơn, đã giúp các doanh nghiệp trong ngành tiếp cận dễ dàng hơn với xu hướng chuyển đổi số và thu về những hiệu quả vượt trội: tăng 20% năm suất, cải thiện tốc độ xử lý lên gấp 2 lần.
Đâu là gánh nặng khiến doanh nghiệp trì hoãn?
Theo McKinsey (2019), Bán lẻ là một trong những ngành có biên lợi nhuận rất thấp do mức độ cạnh tranh cao và sự nhạy cảm về giá của người tiêu dùng. Các doanh nghiệp Bán lẻ luôn tìm mọi cách để tối ưu chi phí vận hành, tìm kiếm các phương thức đầu tư công nghệ như Tự động hóa vận hành. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất họ gặp phải là quy định chu kỳ ngân sách, duy trì danh mục chi tiêu vốn của năm trước, và năng lực thích nghi với công nghệ trên diện rộng tại hàng trăm chi nhánh.
Trong xu hướng chuyển đổi số hành vi tiêu dùng, các nhà bán lẻ mở rộng quy mô kinh doanh, phối hợp với nhiều nhà cung cấp để đa dạng hóa mặt hàng, nhưng đem lại gánh nặng cho khối văn phòng khi số lượng chứng từ, hóa đơn cũng tăng lên gấp bội.
Chuyển đổi số ngành bán lẻ bắt đầu từ những bước đi nhỏ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục tỷ đồng mỗi năm. Ảnh: freepik
Tình trạng chậm trễ, tắc nghẽn trong quy trình vận hành rất dễ xảy ra do mỗi nhân viên trung bình chỉ có thể xử lý 20 hóa đơn/ giờ với độ chính xác không cao trong khi khối lượng công việc quá lớn, như bộ phận kế toán tại Central Retail tại Việt Nam phải xử lý trung bình hơn 5.000 hóa đơn/ ngày. Có thể thấy, bắt đầu quá trình chuyển đổi số bằng việc tự động hóa nghiệp vụ văn phòng như xử lý hóa đơn chứng từ, sẽ là một hướng đi đơn giản, đầu tư thấp, giá trị mang lại tức thời mà các nhà bán lẻ nên thử nghiệm.
“Chuyển đổi số không chỉ là chuyển đổi phương thức tiếp cận, cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên internet; mà còn là thay đổi phương thức vận hành đang được tiến hành trực tiếp và thủ công trong doanh nghiệp.”
Tự động hóa quy trình đọc, xử lý hóa đơn, chứng từ: Chìa khóa bắt đầu tăng tốc từ vận hành
Trong những năm gần đây, tự động hóa quy trình vận hành trên phần mềm bằng robot (RPA) được áp dụng nhiều tại các doanh nghiệp bán lẻ. RPA xử lý nhanh chóng, chính xác các tác vụ lặp đi lặp lại với khối lượng lớn, chi phí đầu tư thấp, lập trình dễ dàng trong vài ngày, không ảnh hưởng tới hệ thống vận hành nội bộ và dễ dàng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp.
Câu chuyện vận hành quyết định đến 70% thành công của chuỗi bán lẻ nói riêng và các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) nói chung. Trong bối cảnh hiện tại, không thể phủ nhận thực tế rằng số lượng giải pháp công nghệ chiếm % đa số và đem lại hiệu quả lớn trong quá trình vận hành. Kể cả nếu không có đủ nguồn lực và kinh tế để triển khai nhiều giải pháp công nghệ thì ứng dụng chỉ một giải pháp tại một phòng ban duy nhất cũng đem lại hiệu quả lớn cho toàn doanh nghiệp.
Đối với nghiệp vụ xử lý hóa đơn, chứng từ, RPA mô tả và tự động hóa các công việc đang được thực hiện thủ công trên máy tính như tải hóa đơn, đọc và trích xuất dữ liệu, đối chiếu thông tin trên hóa đơn với phần mềm Tổng Cục thuế, thông báo khi hóa đơn không hợp lệ, xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán.
Ví dụ về quy trình tự động hóa xử lý hóa đơn của phần mềm UBot Invoice do akaBot – FPT Software phát triển
Câu chuyện bước đầu ứng dụng thành công của Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông là một ví dụ điển hình cho thấy những lợi ích mà RPA có thể mang lại. Từ một doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần, Rạng Đông đã chú trọng đầu tư vào phát triển tiềm lực khoa học công nghệ, cải tiến quy trình. Nhận thấy những khó khăn mà bộ phận kế toán đang gặp phải khi số lượng chứng từ, hóa đơn ngày một tăng, Rạng Đông đã quyết định lựa chọn RPA và thử nghiệm giải pháp ngay tại bộ phận này. Kết quả thu được vô cùng ấn tượng: 60% quy trình xử lý hóa đơn được tự động hóa, hỗ trợ xử lý 50.000 hóa đơn/ năm, cải thiện năng suất lên tới 20%.
Central Retail tại Việt Nam cũng đã chứng kiến những thay đổi tích cực khi thực hiện tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ khớp hóa đơn nhà cung cấp với hệ thống theo dõi hàng hóa. Cụ thể, RPA đã giúp đơn vị này đẩy nhanh tốc độ xử lý hóa đơn lên gấp 2 lần so với phương pháp thủ công, giảm thiểu thời gian làm việc của bộ phận kế toán tài chính xuống 50% và tiết kiệm 5 – 7 tỷ đồng chi phí vận hành mỗi năm. Bà Trần Thị Hồng Nhan – Trưởng Bộ phận Kế toán và Tài chính của CRV chia sẻ: “Nhờ các kết quả hoạt động khả quan của robot RPA của akaBot, CRV dễ dàng chủ động chiến lược mở rộng kinh doanh, đẩy mạnh vận hành trên tất cả các kênh bán hàng. Với thời gian tiết kiệm được, CRV phát triển các giá trị giữ chân khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ và trải nghiệm mua sắm.”
Việc ứng dụng công nghệ tự động hoá trong vận hành không phải là câu chuyện mới với các doanh nghiệp “thức thời” trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thế nào với nhu cầu và tình hình của từng doanh nghiệp/phòng ban lại là một điều cần lưu tâm. Các phần mềm RPA phát triển bởi UBot đang đi theo định hướng: Hiểu rõ vấn đề doanh nghiệp, tạo robot xử lý đúng “điểm đau”. Đơn cử là sản phẩm tiêu biểu từ UBot Invoice đang dần trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam.
Ông Đỗ Thành Công, Giám đốc phát triển dự án UBot (thuộc akaBot) chia sẻ câu chuyện phát triển giải pháp: “Gia đình tôi cũng có người làm kế toán, chúng tôi đã chứng kiến sự vất vả của họ, cứ đến kỳ quyết toán hàng tháng là làm việc thâu đêm để xử lý hóa đơn chứng từ, không còn thời gian dành cho gia đình. Bởi vậy, chúng tôi quyết tâm phát triển sản phẩm để giúp các anh chị Kế toán giải quyết triệt để vấn đề đau đầu này”.
Tiềm năng Tự động hóa ứng dụng trong vận hành ngành Bán lẻ
Tổ chức nghiên cứu hàng đầu thế giới Gartner nhận định, Tự động hóa (RPA) là một trong những xu hướng công nghệ phát triển hàng đầu trên thế giới cho tới năm 2025. Tuy nhiên, để thực sự mang lại hiệu quả, các doanh nghiệp Bán lẻ sẽ cần ứng dụng đồng thời RPA và Xử lý tài liệu thông minh (IDP), Quản trị quy trình vận hành (BPM, Process Mining) để chuyển đổi số toàn diện quy trình vận hành. Trong ngành Bán lẻ, các hoạt động có thể áp dụng Tự động hóa như: Xử lý hóa đơn chứng từ, Quản lý nguồn cung, cập nhật giá bán, khuyến mại tại 100% mặt hàng đang bày bán tại các chi nhánh, lên kế hoạch nguồn hàng, quản lý nhân sự tại hàng trăm chi nhánh. Việc tận dụng tối đa nguồn lực công nghệ đúng việc, đúng người, đúng thời điểm sẽ giúp các doanh nghiệp bán lẻ tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm.
***
Rạng Đông và Central Retail tại Việt Nam là hai trong số hơn 200 đơn vị đã tin tưởng lựa chọn akaBot là người đồng hành trên chặng đường chuyển đổi số. akaBot nằm trong hệ sinh thái giải pháp của FPT Software, tự hào là nhà cung cấp giải pháp RPA tiên phong tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp “may đo” phù hợp nhu cầu của từng doanh nghiệp với mức chi phí cạnh tranh. Để tìm hiểu thêm về chuyển đổi số trong lĩnh vực bán lẻ và sản phẩm RPA từ akaBot, vui lòng truy cập: https://akabot.com/vi/retail/ và https://ubot.vn/.
