Tập đoàn dệt may lớn nhất Nam Á – MAS Holdings đã tiết kiệm được tới hơn 14,000 ngày công mỗi năm khi áp dụng công nghệ tự động hóa RPA vào quản lý đơn đặt hàng, vận chuyển và phát triển sản phẩm. Đó là một trong những ví dụ điển hình minh chứng lợi ích vượt trội mà RPA mang lại cho ngành sản xuất.
***
Tự động hóa là tương lai của ngành sản xuất. | Ảnh: Nivious
Bài toán của các công ty sản xuất
– Với khối lượng công việc khổng lồ, từ quản lý đơn hàng, thu mua nguyên vật liệu, sản xuất cho đến vận chuyển, kế toán tài chính…, các doanh nghiệp sản xuất luôn phải đầu tư số lượng lớn nhân lực, khiến việc quản lý trở nên vô cùng phức tạp.
– Ngoài ra, tính chất công việc có sự lặp đi lặp lại nên luôn tiềm ẩn rủi ro sai sót, đồng thời năng suất không cao khi vận hành thủ công. Mỗi sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến những thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Chẳng hạn, nếu nhân viên kinh doanh ghi sai thông tin đơn hàng, bộ phận sản xuất sẽ sản xuất sai, đơn hàng bị hoàn thành chậm. Không chỉ lãng phí thời gian và toàn bộ nguyên liệu, nhân công, doanh nghiệp có thể còn phải đối mặt với những khoản phạt hợp đồng không nhỏ.
Bằng việc tự động hóa các quy trình làm việc một cách thông minh, giảm bớt thời gian dành cho các nhiệm vụ thủ công tốn kém, RPA giúp các doanh nghiệp sản xuất giải quyết các vấn đề trên, vận hành một chính xác, tăng năng suất, tiết kiệm cả thời gian và chi phí.
Đó cũng là lý do công nghệ này đã sớm được những tập đoàn sản xuất và phân phối lớn trên thế giới như: Johnson & Johnson, P&G, Unilever, Nestle, Coca-cola… áp dụng từ những năm 2017.
>> Xem thêm: Top 4 ngành sản xuất và chế tạo ứng dụng tự động hóa RPA thành công
RPA mang lại những ứng dụng nào cho ngành sản xuất ?
Không chỉ tham gia vào một mắt xích riêng lẻ, RPA có thể đóng góp sự cải thiện năng suất cho tất cả các quy trình vận hành của một doanh nghiệp sản xuất. Tiêu biểu là 6 ứng dụng sau đây:
Quản lý đơn hàng thông minh
Những công việc lặp đi lặp lại mà các nhân viên kinh doanh phải dành hàng giờ mỗi ngày để thực hiện, như tạo và tải lên các đơn đặt hàng; đối chiếu các dữ liệu liên quan, trả lời khách hàng về tình trạng vận đơn…, đều có thể được thay thế bằng một quy trình tự động hóa RPA thông minh với độ chính xác hoàn hảo hơn như:
Xác định email và thông báo đặt hàng của khách, tự động tải xuống tệp yêu cầu đơn đặt hàng
Tự động quét thông tin trên đơn đặt hàng, cập nhật các trường đơn hàng và tạo đơn hàng trên hệ thống, tránh hoàn toàn rủi ro nhập liệu sai sót hoặc đặt hàng trùng lặp.
Tự động trích xuất dữ liệu có liên quan; Trả lời khách hàng thông tin về tính sẵn có của sản phẩm và các tùy chọn giao hàng.
Xây dựng định mức nguyên vật liệu (Bill of Material – BOM)
BOM kê khai chi tiết danh sách và lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm, do đó nếu định mức sai thì toàn bộ quá trình sản xuất, thu mua nguyên vật liệu đều sẽ bị ảnh hưởng. Đây là công việc thường xuyên và quan trọng bậc nhất trong một công ty sản xuất, tuy nhiên lại dễ bị sai sót khi tính toán thủ công.
Công nghệ tự động hóa RPA sẽ xử lý bài toán này bằng cách:
Tự động trích xuất dữ liệu sản phẩm và dữ liệu nguyên vật liệu
Sao chép các bước của con người để đưa ra danh sách và định mức nguyên vật liệu tối ưu.
Bằng cách sử dụng RPA, việc xây dựng các BOM có thể diễn ra nhanh hơn, độ chính xác dữ liệu tốt hơn với mức chi phí nguyên liệu tối ưu.
| Tham khảo: Giải pháp công nghệ RPA UBot Invoice – Phần mềm tự động kiểm tra, lưu trữ, tra cứu, nhập liệu và đồng bộ dữ liệu hàng nghìn hoá đơn trong 1 click. UBot là giải pháp RPA được phát triển và cung cấp bởi FPT Software, công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, UBot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs. |
Quản lý hoạt động cung ứng
Xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo việc sản xuất không bị gián đoạn và tối ưu chi phí lưu kho là bài toán không hề dễ dàng. Công việc phức tạp này có thể được giải quyết bằng một quy trình tự động hóa thông minh RPA:
Dựa trên dữ liệu các đơn hàng sắp tới và lượng nguyên vật liệu tồn kho, tự động tính toán ra danh sách và lượng nguyên vật liệu cần mua.
Thu thập dữ liệu từ email trao đổi/báo giá của các nhà cung cấp để gợi ý đối tác phù hợp.
Tự động quét thông tin từ hợp đồng với nhà cung cấp và tải lên hệ thống; đồng thời theo dõi và cập nhật tình hình đơn hàng.
Quản lý Logistic
Hệ thống quản lý vận tải được tích hợp với RPA sẽ giúp cung cấp sản phẩm nhanh nhất đến tay khách hàng với chi phí và lộ trình tối ưu.
Với nhiều hãng vận chuyển khác nhau, RPA sẽ đưa ra báo cáo lựa chọn nào có mức chi phí và thời gian vận chuyển nào tốt nhất dựa trên việc phân tích dữ liệu.
Tự động hóa việc theo dõi lộ trình đơn hàng theo thời gian thực và gửi thông báo cần thiết đến các bộ phận liên quan.
Xử lý hóa đơn
Xử lý hóa đơn là một quá trình tốn rất nhiều công sức nếu thực hiện thủ công. Bạn phải kiểm tra tình trạng đơn hàng, dựa vào đó để lập hóa đơn, đối chiếu lại với các chứng từ liên quan, gửi trình phê duyệt… Quá trình này vừa mất nhiều thời gian vừa dễ gặp sai sót, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản có lượng hóa đơn đầu vào đầu ra lớn.
Công nghệ RPA sẽ tự động hóa triệt để toàn bộ công việc xử lý hóa đơn:
Tự động quét, đọc và đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và các chứng từ khác.
Tự động gửi hóa đơn cho bộ phận liên quan
Tự động nhập liệu hóa đơn và lưu trữ vào hệ thống kế toán.
Tại Việt Nam, phần mềm RPA tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đang ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi chi phí không quá cao nhưng hiệu quả vượt trội.
Tự động hóa các báo cáo
Có vô vàn báo cáo thường kỳ tại doanh nghiệp sản xuất như: tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tồn kho, công nợ, dòng tiền, báo cáo tài chính… tiêu tốn không ít thời gian và công sức. Trong khi đó, việc tổng hợp số liệu phức tạp dễ dẫn đến sai sót và sai lệch số liệu báo cáo.
Quy trình tự động hóa thông minh RPA có thể giải phóng nhân lực khỏi công việc này với một kết quả làm việc tốt hơn:
Tự động tổng hợp các dữ liệu cần thiết
Mô phỏng lại các thao tác tính toán của con người để tạo lập báo cáo
Gửi báo cáo định kỳ, đúng thời gian đến các bộ phận liên quan.
Lợi ích vượt trội khi ứng dụng RPA trong ngành sản xuất
Những lợi ích có thể nhận thấy rất rõ khi ứng dụng RPA trong ngành sản xuất:
Giảm lỗi thủ công và đảm bảo tính chính xác
Giảm chi phí nhân công
Tiết kiệm thời gian làm việc
Giảm áp lực quản lý
Cải thiện hiệu quả hoạt động
Ngoài ra, việc tự động hóa các thao tác thủ công cũng giúp doanh nghiệp có thể dành nguồn lực vào các hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn như phân tích, nghiên cứu và phát triển.
Nguồn:
UiPath Helps MAS Holdings Save 14,000 Man-Days Annually
Top 8 Use Cases & Benefits of RPA in Manufacturing
