Quy trình nhỏ lẻ, phức tạp cùng rào cản về tài chính luôn khiến các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ gặp khó khăn khi tiếp cận những công nghệ tự động hóa tiên tiến. Câu chuyện thành công Britol Water với RPA sẽ là nguồn cảm hứng mạnh mẽ để các doanh nghiệp SME mạnh dạn thay đổi và đột phá.
***
Sự tăng trưởng nhanh chóng của thị trường RPA toàn cầu đã cho thấy công nghệ này đang rất được các doanh nghiệp quan tâm. Những “gã khổng lồ” trong ngành sản xuất như Unilever, Apple, Microsoft, P&G, Toyota… đều đã bắt đầu xây dựng các quy trình tự động hóa RPA từ hơn 1 thập niên trước.
Các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ cũng mong muốn đổi mới và đột phá bằng việc đầu tư công nghệ này, tuy nhiên lại gặp nhiều khó khăn do:
– Sự giới hạn về tài chính và nhân lực.
– Cơ cấu tổ chức gồm nhiều nhóm nhỏ với vô số quy trình khác nhau, khó triển khai RPA trên diện rộng.
Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai công nghệ RPA hiệu quả với mức chi phí phải chăng ?
Bristol Water – công ty cung cấp nước sạch 175 năm tuổi ở thành phố Bristol, Anh với quy mô chỉ khoảng 500 nhân viên – đã tìm ra lời giải cho bài toán ứng dụng công nghệ RPA trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Cách làm của Bristol Water là xây dựng một lộ trình thử nghiệm và triển khai từng bước, để đảm bảo mỗi quy trình RPA khi đưa vào sử dụng đều hiệu quả, chính xác tuyệt đối với một chi phí hợp lý. Họ đã đi từ những quy trình đơn giản nhất với một mức giá phải chăng rồi nhân rộng triển khai trên toàn doanh nghiệp.
Quá trình triển khai tự động hóa trong vận hành của Bristol Water không hề diễn ra một sớm một chiều, mà phân theo giai đoạn. Có thể tổng kết thành các bước chính trong chiến lược tự động hóa của doanh nghiệp này như sau:
Bước thử nghiệm thành công với quy trình xử lý hóa đơn tự động
Brishtol Water lúc này có 6 nhà bán lẻ nước và mất khoảng 9h mỗi tháng để lập, đối chiếu và gửi hóa đơn. Quy trình tự động hóa RPA đầu tiên đã được công ty xây dựng như sau:
Bristol Water đã tiết kiệm được tới 75% thời gian cho những công việc lặp lại này, rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn xuống còn 2h mỗi tháng và đảm bảo độ chính xác 100%. | Ảnh: UBot
Một quy trình đơn giản đã giúp những nhà quản lý nhận ra nhiều lợi ích của công nghệ tự động hóa RPA. Không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, RPA cho phép giảm thiểu tối đa những công việc nhàm chán, lặp lại để dành nguồn lực cho những công việc tạo nhiều giá trị hơn.
Hơn thế nữa, RPA giúp Bristol Water có thể tự tin mở rộng quy mô mà không cần trả thêm quá nhiều chi phí. Họ đã nâng số nhà bán lẻ nước lên con số 20 mà không cần thuê thêm gấp 3 lần số nhân viên.
Đến nay, robot tự động đã đảm nhiệm xử lý thêm hơn 14.000 hóa đơn đầu vào mà công ty nhận được mỗi năm.
Tại Việt Nam, Ubot Invoice – một robot RPA cho nghiệp vụ hóa đơn, đang được đánh giá rất cao với các tính năng như: tự động tra cứu, kiểm tra, xuất dữ liệu và lưu trữ hoá đơn (giấy và điện tử), giúp doanh nghiệp tự động hoá 100% khâu xử lý hoá đơn.
| UBot là sản phẩm thuộc hệ sinh thái FPT akaBot, là giải pháp RPA triển khai nhanh và hiệu quả nhất cho SMEs hiện nay. UBot tạo ra hệ sinh thái gồm hàng trăm bot phần mềm, với mỗi bot sẽ đảm nhiệm chức năng tự động hóa một tác vụ nhất định của doanh nghiệp. Với sứ mệnh hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam tăng tốc trên chặng đua chuyển đổi số, gia tăng sức cạnh tranh và ngày càng lớn mạnh, UBot tiếp tục xây dựng và đa dạng hóa tính năng, tiến tới trở thành giải pháp tự động hóa tổng thể dành cho SMEs. |
Robot thứ hai: Tự động hóa xử lý dữ liệu
Robot thứ hai nhanh chóng được Bristol Water đưa vào thử nghiệm trong việc xóa các dữ liệu không cần thiết. Đây là một nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà một nhà thầu sẽ mất khoảng sáu tháng để thực hiện Nhưng robot tự động hóa RPA thì đã hoàn thành nhiệm vụ này chỉ trong vòng 6 tuần.
Quy trình này bao gồm việc:
Đối chiếu với quy chuẩn, xác định các dữ liệu cần xóa
Thực hiện xóa dữ liệu tự động.
Ngoài tiết kiệm thời gian, lợi ích quan trọng của việc tự động hóa này là công ty không còn phải dành quá nhiều nguồn lực để giám sát các nhà thầu không xóa sai các cơ sở dữ liệu, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Hiện nay, Bristol Water đã xây dựng 5 robot đảm nhiệm 14 quy trình tự động hóa tại tất cả các phòng ban.
RPA trở thành động lực đổi mới và bứt phá
Những thay đổi mà RPA mang đến đã tạo động lực sáng tạo mạnh mẽ cho cả các nhà lãnh đạo và nhân viên tại Bristol Water. Các quy trình làm việc được nghiên cứu và tìm cách tối ưu bằng một quy trình tự động hóa phù hợp.
Công ty còn đã xây dựng một trung tâm RPA CoE (Center of Excellence), tự duy trì, bảo trì robot và nghiên cứu những ý tưởng RPA mới. Những thành tựu bước đầu đầy khả quan:
Vượt qua những rào cản của một doanh nghiệp sản xuất SME với nhiều giới hạn về nguồn lực, Bristol Water đã ứng dụng thành công các quy trình tự động hóa RPA và tạo ra những thay đổi tích cực. | Ảnh: UBot
Không bao giờ là quá “nhỏ” để theo đuổi những đổi mới công nghệ. Bài học từ Bristol Water là quá trình ứng dụng RPA từng bước, từ những quy trình đơn giản như xử lý hóa đơn đến phức tạp hơn như nghiên cứu chuyên sâu cho từng hoạt động sản xuất.
Một bước tự động hóa đơn giản đã có thể tạo ra những thành tựu khác biệt để doanh nghiệp SME tăng cường hiệu quả hoạt động và sức cạnh tranh trên thị trường.
Nguồn:
Transforming efficiency experiments into enterprise fit automation at Bristol Water
Bristol Water Deployed 5 UiPath Bots to Automate 14 Processes
