Sơ đồ Gantt hiện đang được ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, quản lý dự án để quản lý tiến độ và hiệu quả công việc. Cùng tìm hiểu sơ đồ Gantt là gì và cách lập biểu đồ Gantt nhé.
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là một công cụ quản lý dự án hỗ trợ lập kế hoạch và lập lịch trình cho các dự án thuộc mọi quy mô.
Sơ đồ Gantt giúp minh hoạ các lịch trình kèm theo các tài nguyên trong dự án trở thành một hình ảnh trực quan, giúp việc quản lý và giám sát trở nên dễ dàng hơn
Sơ đồ Gantt được thiết kế với 2 trục:
- Trục hoành (trục ngang) thể hiện mốc thời gian hoàn thành công việc
- Trung tung (trục dọc) minh họa các đầu mục công việc
Thanh ngang của sơ đồ gantt cũng thể hiện số lượng nhiệm vụ được hoàn thành trong mỗi giai đoạn và người thực hiện nhiệm vụ.
Tóm lại, Gantt cung cấp:
- Một màn hình trực quan của toàn bộ dự án.
- Thời hạn của tất cả các nhiệm vụ.
- Các mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các hoạt động khác nhau, giai đoạn dự án.
Điều này rất hữu ích khi quản lý tiến độ của một nhóm lớn, hoặc một dự án phức tạp phải phối hợp đa bên.
Sơ đồ Gantt được sử dụng để làm gì?
Xây dựng và quản lý một dự án toàn diện
Sơ đồ Gantt trực quan hóa các khối xây dựng của một dự án và tổ chức nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Các nhiệm vụ nhỏ kết quả được lên lịch trên dòng thời gian của sơ đồ Gantt, cùng với sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, người được giao và các mốc quan trọng.
Xác định các phụ thuộc về hậu cần và nhiệm vụ
Sơ đồ Gantt có thể được sử dụng để theo dõi hậu cần của một dự án. Các phụ thuộc nhiệm vụ đảm bảo rằng một nhiệm vụ mới chỉ có thể bắt đầu sau khi một nhiệm vụ khác được hoàn thành. Nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn, thì các vấn đề phụ thuộc sẽ tự động được lên lịch lại. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi lập kế hoạch trong môi trường nhiều nhóm.
Theo dõi tiến độ của một dự án
Khi các nhóm ghi lại thời gian đối với các vấn đề trong kế hoạch của bạn, bạn có thể theo dõi tình trạng của các dự án của mình và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. sơ đồ Gantt của bạn có thể bao gồm ngày phát hành, mốc quan trọng hoặc các số liệu quan trọng khác để theo dõi tiến độ dự án của bạn.
Ưu điểm và nhược điểm của sơ đồ Gantt
Ưu điểm
Sơ đồ Gantt hỗ trợ đắc lực trong việc lập kế hoạch cho các dự án. Biểu đồ Gantt có nhiều lợi ích nổi bật, bao gồm:
- Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Sơ đồ Gantt có cách trình bày đơn giản, trực quan cho phép bạn dễ dàng xác định được đầu mục công việc, người thực thi, thứ tự công việc trước sau, thời gian diễn ra công việc,…
- Nâng cao hiệu suất công việc: Sơ đồ Gantt thể hiện mối liên hệ giữa công việc nhỏ và toàn bộ dự án một cách khách quan trên biểu đồ. Nhờ đó, mỗi thành viên trong dự án cũng xác định được tầm quan trọng của các nhiệm vụ và chủ động hơn trong công việc của mình.
- Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực: Sơ đồ Gantt đưa đến cái nhìn tổng quan về dự án về khối lượng công việc, nhờ đó nhà quản lý dễ dàng phân bổ công việc hiệu quả, đảm bảo sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và tối ưu.
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng sẵn: Việc xây dựng sơ đồ Gantt cùng lúc với cấu trúc phân chia công việc sẽ có thể khiến nhà quản lý có nguy cơ phải thay đổi và sửa lại hết nếu công việc bị bỏ sót, thời gian bị tính toán sai hoặc các yếu tố ảnh hưởng khác khó dự đoán.
- Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: với những dự án có hàng trăm đầu mục công việc khác nhau hoặc thời lượng và tác vụ bị kéo dài thì sơ đồ Gantt trở nên phức tạp và mất dần chức năng của nó. Đồng thời, các nhà quản lý cũng tốn nhiều thời gian hơn khi phải cập nhật thường xuyên.
- Xử lý các ràng buộc của dự án chưa tốt: Có 3 yếu tố quan trọng trong một dự án là thời gian, phạm vi và chi phí. Tuy nhiên, sơ đồ Gantt chỉ biểu thị yếu tố chính là thời gian còn yếu tố phạm vi và chi phí thì không được mô tả đầy đủ. Do vậy, mức độ ưu tiên công việc rất khó kiểm soát nếu sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen và liên tiếp nhau.
Cách lập sơ đồ Gantt
Bước 1: Xác định đầu mục công việc
Trước khi bắt đầu, bạn cần liệt kê tất cả các công việc của dự án và mục tiêu cần đạt được.
Đặt tên cho dự án và xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và ước lượng thời gian thực hiện dự án
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Bước tiếp theo là lập mối liên kết giữa các công việc, xác định công việc nào cần thực hiện hiện theo trình tự trước sau (tuần tự), công việc nào có thể cùng thực hiện song song.
Bạn nên nắm rõ các mối liên hệ công việc tuần tự hoặc song song sẽ giúp bạn tổ chức công việc và trình bày dự án rõ ràng hơn.
Các công việc trong biểu đồ Gantt thường có 3 mối liên hệ phổ biến:
- Start to Start (SS): công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
- Finish to Finish (FF): công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
- Finish to Start (FS): công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước liên quan kết thúc.
Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt
Khi đã có đầy đủ dữ liệu cần thiết, bạn có thể chọn vẽ tay hoặc sử dụng các phần mềm hỗ trợ để biểu diễn biểu đồ Gantt.
Hiện nay, có nhiều công cụ chuyên nghiệp hỗ trợ quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt cho phép bạn truy cập vào dữ liệu ở mọi nơi, thuận tiện cho việc thảo luận, báo cáo dự án.
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc đang có tiến triển. Tuy nhiên sẽ có nhiều thay đổi trong thời gian triển khai dự án do nhiều yếu tố khác tác động. Vì vậy, bạn nên thường xuyên theo dõi để cập nhật và điều chỉnh cho phù hợp để không ảnh hưởng đến tiến độ toàn bộ dự án.
Tóm lại, sơ đồ Gantt là một công cụ đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cực kỳ cao, nhất là đối với các dự án nhỏ. Do đó, nếu ứng dụng sơ đồ Gantt vào đúng dự án thì chắc chắn dự án của bạn sẽ hoàn thành đúng tiến độ mà không bị chậm trễ.
