Bị sếp mắng, “chấm điểm thấp” vì hiệu quả làm việc không cao là vấn đề mà đa số kế toán viên đều gặp phải. Nhưng chẳng mấy ai biến được những chê trách, đánh giá thậm tệ đó thành lời khen. Vậy bí quyết ở đây là gì? Cùng lắng nghe những chia sẻ từ chị Nhung, nhân viên kế toán của Catech Việt Nam nhé!
“Điểm số” không tương ứng với công sức bỏ ra
“Ở đây có ai đi làm mà cứ như đi thi không nhỉ? Mà còn là thi mỗi ngày nữa chứ. Đề bài vẫn thế, đáp án cũng biết trước rồi, nhưng không hiểu sao vẫn không thể làm ra được, nếu không phải sai nọ sai kia thì sẽ là “nộp bài” chậm, “nộp bài” thiếu, nên “điểm” cứ lẹt đẹt mãi thôi.”
Đây là câu trả lời của chị Nhung, nhân viên kế toán của Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Catech Việt Nam (công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác) khi được hỏi về đầu việc việc xử lý hóa đơn. Mặc dù đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này cũng như gắn bó với công ty một thời gian tương đối dài, nhưng xử lý hóa đơn, chứng từ vẫn là “nỗi đau” của chị Nhung trong từng ấy năm hành nghề.
“Điều áp lực và mệt mỏi nhất đối với mình đó là làm nhiều như thế, có khi tăng ca đến 9, 10 giờ mới về nhưng hiệu quả lại không được bao nhiêu, mỗi lần bị sếp mắng đều cảm thấy tủi thân vô cùng mà chẳng biết làm thế nào cả.”
Thực ra, vấn đề mà chị Nhung gặp phải cũng là nỗi niềm chung của hầu hết các kế toán viên hiện nay. Đọc sai thông tin, sắp xếp giấy tờ lộn xộn không tra cứu được,… chung quy cũng đều từ một nguyên nhân mà ra: làm việc thủ công. Cho dù bạn giỏi và cẩn thận đến đâu, bạn vẫn là con người, mà đã là con người thì khó tránh khỏi những lúc nhầm lẫn, những lúc sai sót, những lúc bận việc nọ việc kia mà không thể tập trung xử lý hóa đơn được.
Vậy một giải pháp không phụ thuộc vào con người nữa thì sao?
Lội ngược dòng nhờ UBot Invoice
Đây chính là suy nghĩ của chị Nhung khi quyết tâm tìm một biện pháp có khả năng thay thế con người để xử lý hóa đơn, chứng từ. Chị chỉ ra ba rủi ro phổ biến nhất khi làm việc thủ công là:
– Chậm: Tốc độ đọc và xác thực chậm, nếu bận việc khác thì hóa đơn có thể bị tồn đọng đến hôm sau.
– Sai sót: Dễ sai, nhầm lẫn khi tra cứu trong khi chỉ cần một lỗi nhỏ thôi cũng có thể dẫn đến rủi ro về hành chính/hình sự.
– Bất tiện: Lưu trữ hóa đơn, chứng từ trên máy tính cá nhân sẽ khiến việc tra cứu, tìm lại tài liệu trở nên khó khăn.
Trong một lần trò chuyện với bạn, chị Nhung biết tới UBot Invoice, giải pháp kế toán của akaBot – FPT Software, hội tụ đầy đủ những tiêu chí mà chị đang tìm kiếm. Với công nghệ cốt lõi là RPA và OCR, UBot Invoice sẽ tự động hóa tất cả các đầu việc xử lý hóa đơn theo quy trình như sau:
Quan trọng hơn, phần mềm có thể hoạt động 24/7/365, hạn chế tối đa tình trạng thiếu nhân lực/nhân sự năng suất làm việc kém, dẫn tới tồn đọng hóa đơn. Đây là điều mà con người không thể làm được.
“Mình dùng UBot Invoice chủ yếu để xử lý hóa đơn đầu vào. Từ ngày mình sử dụng phần mềm này, sếp mình hài lòng lắm. Tốc độ xử lý thì nhanh gọn, import lên phần mềm kế toán lại dễ dàng, biểu đồ báo cáo cũng dễ nhìn, tất cả đều xứng đáng được 10 điểm. À, riêng độ chính xác khi tra cứu hóa đơn thì cho 100 điểm nhé!” – Chị Nhung cười.
UBot Invoice rất vui khi được là một phần trong quá trình tự động hóa, hiện đại hóa bộ máy vận hành của Catech Việt Nam. Chúng tôi mong rằng trong tương lai sẽ tiếp tục đồng hành với nhiều đơn vị hơn nữa để cùng nhau viết nên những câu chuyện chuyển đổi số thành công!
