“Trước kia, tôi nghĩ xử lý hóa đơn thủ công như vậy là ổn, tôi tin tưởng 100% vào năng lực xử lý của kế toán, cho đến một ngày, tôi giật mình đọc được dòng cảnh báo…”
Anh Đỗ Văn Học, Giám đốc Công ty TNHH Du Lịch Việt Đan
Quản trị tinh gọn với tinh thần “Work smart – Not work hard”
Công ty TNHH Du Lịch Việt Đan được thành lập vào năm 2014, hoạt động trong lĩnh vực du lịch với thương hiệu Vietnam Rejser – Chuyên khai thác thị trường khách Đan Mạch.
Du Lịch Việt Đan là một trong số ít những đại lý lữ hành Inbound ở Hà Nội tiên phong áp dụng mô hình quản trị nhân sự tinh gọn, kết hợp phương thức làm việc trực tiếp và làm việc trực tuyến, xử lý công việc linh hoạt chỉ với 5 nhân sự phân bố tại Hà Nội, Nam Định và Đan Mạch.
Ảnh bởi: Du Lịch Việt Đan
Anh Đỗ Văn Học, Giám đốc Công ty TNHH Du Lịch Việt Đan chia sẻ: “Chúng tôi luôn chú trọng đến việc phát triển kinh doanh một cách hiệu quả nhưng phải bền vững và tạo ra nhiều giá trị nhất với nguồn lực tối ưu nhất. Chúng tôi luôn tự mình đặt ra câu hỏi: Làm thế nào để mang lại giá trị tối đa cho khách hàng, cho nhà cung cấp, cho toàn xã hội và cho chính nhân viên của mình?”.
Phương châm vận hành yêu thích của anh Học là “Work smart – Not work hard”. Anh đã áp dụng triệt để phương châm đó khi quản trị doanh nghiệp bằng cách ứng dụng công nghệ để xử lý tối đa các công việc lặp đi lặp lại và chỉ sử dụng con người cho các công việc đòi hỏi sáng tạo và tư duy linh hoạt. Đó là lý do tại sao bộ máy kế toán của công ty khá tinh gọn với 01 Kế Toán Tổng Hợp và sử dụng dịch vụ Kế Toán Thuế Thuê Ngoài.
Dữ liệu kế toán được hạch toán tập trung tại Phần mềm Kế Toán trung tâm chạy trên VPS, có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Giám đốc có thể xem báo cáo tổng quan trên mobile app.
[Tải ngay] UBot x Du Lịch Việt Đan Case Study
“Xử lý hóa đơn thủ công là lãng phí nguồn lực quý giá”
Theo quy trình xử lý hóa đơn nội bộ, nhân viên kế toán tại Du Lịch Việt Đan sẽ tải hóa đơn từ các nguồn như Email, Zalo,… và lưu trữ tất cả trên Google Drive. Sau đó, kế toán nhập tay thông tin từng hóa đơn lên phần mềm kế toán.
“Trước kia, tôi thấy như vậy là ổn, và tôi cũng tin tưởng 100% vào năng lực xử lý của bạn kế toán, cho đến một ngày, tôi giật mình đọc được dòng cảnh báo như sau:
“CEO cẩn trọng với hóa đơn điện tử trên trời rơi xuống. Có không ít doanh nghiệp một ngày đẹp trời có tên trong hóa đơn của một doanh nghiệp khác xuất cho mình mà trong đó mình không hề có giao dịch mua bán.”
Nếu điều đó xảy ra với công ty tôi thì thật là rủi ro và kéo theo nhiều hệ lụy không đáng có. Chưa kể quy trình truyền thống cũng còn nhiều hạn chế.” – Anh Học tiếp tục chia sẻ.
“Nhập liệu thủ công vừa lâu lại rất dễ sai sót, tôi mất khá nhiều thời gian để chờ đợi kế toán lập báo cáo cho mình xem. Bên cạnh đó, xử lý bằng tay còn có nguy cơ bỏ sót hóa đơn VAT đầu vào do nhà cung cấp chậm gửi hóa đơn hoặc gửi sai địa chỉ email. Nhìn chung là gây lãng phí nguồn lực quý giá của công ty là con người và thời gian.”
>> BePro: Xoa dịu nỗi đau vận hành nhờ “liều thuốc” UBot Invoice
Làm việc thông minh cùng UBot Invoice
Nhu cầu cần có một phần mềm giúp kiểm soát và quản lý 100% hóa đơn VAT đầu vào là yếu tố đầu tiên khiến anh Học quan tâm đến UBot. Nhưng sự tận tâm và nhiệt tình của đội ngũ UBot mới là yếu tố quyết định.
Quy trình xử lý hóa đơn trước và sau khi sử dụng UBot Invoice
Sau một thời gian sử dụng UBot Invoice, những ưu điểm của sản phẩm đã làm anh Học ấn tượng:
+ Kiểm soát 100% hóa đơn VAT đầu vào,
+ Xác minh và thống kê số liệu nhanh chóng, kịp thời, không bị bỏ sót hóa đơn.
+ Tự động tải dữ liệu hóa đơn và xác minh tính hợp lệ từ Tổng Cục Thuế
+ Trích xuất file nhập liệu theo định dạng riêng của tất cả các phần mềm kế toán thông dụng
“Thay vì mất quá nhiều thời gian và công sức để xử lý hóa đơn, nhân viên kế toán nên tập trung tham mưu cho chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, đập tan sự mơ hồ trong việc quản trị tài chính. UBot Invoice đã thành công hỗ trợ chúng tôi thực hiện điều đó.”
Sự hài lòng của Du Lịch Việt Đan là động lực to lớn để UBot phát triển và hoàn thiện sản phẩm của mình. Liên hệ với đội ngũ UBot qua địa chỉ email: support@ubot.vn hoặc Hotline: 0948.34.3456 để được tư vấn kỹ hơn về phần mềm nhé!
