Theo Nghị định 123 & Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hầu hết các doanh nghiệp đều phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cũng như kế toán truyền thống chưa làm việc quen với hóa đơn điện tử nên còn gặp nhiều khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn hay là xác minh tính hợp pháp của hóa đơn điện tử như thế nào. Trong thời đại công nghệ số này, đã nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy bởi những tiện ích mà nó mang lại. Trong bài viết này, UBot Invoice sẽ hướng dẫn cho kế toán cách làm sao để tra cứu mẫu hóa đơn dành cho doanh nghiệp.
1.Hướng dẫn tra cứu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được bên bán hàng, doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Loại hóa đơn này thì không có mã của cơ quan thuế.Vậy làm thế nào để tra cứu được loại hóa đơn này?
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có thể được tra cứu thông qua các phần mềm hóa đơn điện tử hoặc có thể tra cứu trực tiếp trên website của các nhà cung cấp hóa đơn. Mỗi nhà cung cấp sẽ có hướng dẫn tra cứu hóa đơn, cách tiến hành tra cứu khác nhau.
Tra cứu hóa đơn bằng UBot Invoice
Bước 1: Truy cập vào trang web https://portal.ubot.vn/login để đăng nhập. Nhập tài khoản của bạn vào đây.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, trang chủ của UBot Invoice sẽ xuất hiện. Bấm chọn mục “Hóa đơn đầu vào” => Nhấn chọn “Danh sách hóa đơn”
Bước 3:Nhập đầy đủ thông tin yêu cầu: Loại hóa đơn, mã hóa đơn, công ty mua, MST công ty mua, công ty bán, MST công ty bán,… => Nhấn “Tìm kiếm”
Bước 4: Kiểm tra kết quả về hóa đơn hiện ra trên màn hình.
Tra cứu hóa đơn bằng website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập vào website https:http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Giao diện sẽ xuất hiện như sau:
Bước 2: Chọn mục thông tin hóa đơn, biên lai.
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin Mã số thuế người bán HHDV, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, nhập mã xác thực => Bấm chọn “Tìm kiếm”.
Bước 4: Kiểm tra kết quả hóa đơn hiện ra trên màn hình.
Lưu ý: Hóa đơn hợp phạt sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về cả người bán hàng và thông tin hóa đơn. Trong trường hợp kết quả hiện ra không hợp lệ, không thể tra cứu được kết quả thì hóa đơn điện tử của bạn đang tra cứu là không hợp pháp. Trong trường hợp này bạn có thể liên hệ với bên bán để yêu cầu phát hành hóa đơn hoặc bên bán đã phát hành hóa đơn nhưng công thông tin chưa cập nhật được dữ liệu.
2.Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi tiến hành bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.Mã của cơ quan thuế sẽ là một dãy gồm 34 ký tự, do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra sẽ là duy nhất và không bao giờ bị trùng lặp.
Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể tra cứu thông qua website của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính an toàn và xác thực thông tin chính xác nhất. Doanh nghiệp và kế toán có thể tra cứu theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit => điền đầy đủ thông tin: Số HĐ xác thực, Mã xác thực, Mã kiểm tra.
Bước 2: Nhấn vào mục “Tra cứu”=>Kết quả sẽ hiện ra sau vài giây. Kết quả này sẽ cho biết hóa đơn của doanh nghiệp có giá trị pháp lý và đúng với pháp luật yêu cầu hay không.
>>Nghị định về hóa đơn: Hiểu rõ và tuân thủ
>>3 nguyên tắc xuất hóa đơn cực quan trọng mà mọi kế toán phải nắm rõ
