Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho bao gồm những gì? Làm thế nào để quản lý hàng tồn hiệu quả? Mục đích của việc quản lý hàng tồn là gì? Nếu bạn đang thắc mắc cũng như quan tâm đến các vấn đề về hàng tồn kho thì hãy cùng chúng tôi giải đáp những thắc mắc này trong bài viết sau. Theo dõi để có thêm những thông tin hữu ích dành cho mình trong quá trình tìm hiểu nhé.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là gì? Hầu hết tất cả mọi người khi nhắc đến hàng tồn kho đều có suy nghĩ đây đều là những mặt hàng còn tồn lại trong xưởng do không thể bán ra thị trường, các mặt hàng đó có thể bị lỗi thời, bị sai sót khi sản xuất,… Hay nói đơn giản hơn hàng tồn được nhiều người nghĩ là mặt hàng bị ế và sẽ bị thanh lý. Tuy nhiên, khái niệm này hoàn toàn sai lầm nếu được xét về nhiều khía cạnh khác nhau bởi hàng tồn kho được cho là một chủ đề lớn trong kinh doanh và kinh tế học.
Theo đó, khái niệm về hàng tồn kho sẽ hoàn toàn khác, cụ thể là những mặt hàng sản phẩm sẽ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Nói một cách dễ hiểu hơn thì hàng tồn kho chính là những mặt hàng dự trữ mà doanh nghiệp sản xuất để bán và kèm theo những thành phần khác tạo ra sản phẩm.
Dựa vào khái niệm có thể thấy được hàng tồn kho chính là sự liên kết của việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời còn là một phần của tài sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp. Vậy nên nếu biết cách quản trị hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm bớt các khoản phí không cần thiết và tăng thêm lợi nhuận hiệu quả khi sản xuất, kinh doanh.
Hạn mức tồn kho
Hạn mức tồn kho chính là mức tồn kho an toàn của mỗi mặt hàng. Nó cũng là cơ sở để xác định tồn kho tối thiểu nhằm đảm bảo tính sẵn có, giảm nguy cơ hết hàng cũng như duy trì niềm tin với khách hàng.
Trong trường hợp thiếu hàng tồn kho để sản xuất kinh doanh thì sẽ gây ra hậu quả lớn như lãng phí nguồn lực, nhân lực. Đó là lý do mà việc quản lý hàng tồn kho là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo khả năng duy trì đủ và kịp thời cho doanh nghiệp.
Duy trì hạn mức kinh doanh là yếu tố vô cùng quan trọng để ổn định được hoạt động sản xuất kinh doanh. Không chỉ xác định mức tồn kho tối thiểu mà còn cần xác định mức tối đa.
Điều này sẽ giúp tránh tình trạng dư thừa gây lãng phí và ứ đọng vốn. Đặc biệt bạn cũng cần huy động vốn từ bên ngoài để có thể trang trải cho nhu cầu vốn lưu động, trả lãi vay ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp biết trong kho còn bao nhiêu sản phẩm và mỗi sản phẩm có số lượng thế nào sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đưa ra được quyết định bán như thế nào và nhập thêm như thế nào. Để xác định được mức tồn kho hợp lý, chủ kinh doanh có thể lưu ý về một số các yếu tố như:
Nhu cầu
Chủ kinh doanh cần nắm bắt được số lượng hàng hóa đã bán ra cũng như tồn kho thực tế. Đồng thời, quan sát và đánh giá nhu cầu thị trường về sản phẩm mà bạn đang kinh doanh. Từ đó theo dõi được kế hoạch kinh doanh đã phù hợp hay chưa.
Một số báo cáo trên phần mềm quản lý kho cho phép chủ kinh doanh có thể theo dõi chi tiết tình hình bán ra của từng loại sản phẩm cũng như lượng hàng hóa còn lại. Từ đó tính toán và đưa ra giải pháp phù hợp nhất cho hoạt động kinh doanh.
Nguồn cung
Việc theo dõi và luôn đánh giá khả năng cung ứng hàng hóa của các đối tác, nhà cung cấp là yếu tố vô cùng quan trọng để có kế hoạch nhập hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hơn trong tương lai cũng như cơ sở để đảm bảo nguồn hàng hóa để kinh doanh.
Thời điểm đặt và nhận hàng
Đối với hoạt động nhập hàng, chủ kinh doanh cũng cần quan tâm đến khả năng cung ứng như thời gian từ khi đặt hàng đến lúc nhận hàng là bao lâu. Đây là cơ sở để chủ kinh doanh theo dõi được mức tồn kho cần dự trữ để duy trì bán hàng trong thời gian chờ đợi.
Nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu
Nhu cầu của người tiêu dùng thường xuyên thay đổi nên kéo theo các thay đổi về nhu cầu của bộ phận sản xuất. Do đó, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu, thừa nếu không đặt hàng đúng thời điểm.
Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho
Hạch toán hàng tồn kho là một trong các nghiệp vụ quan trọng của kế toán để quản lý và thống kê hàng hóa tồn kho. Để quản trị hàng tồn tốt, cần phải sử dụng các phương pháp hạch toán hàng tồn kho nhất định để các công việc diễn ra thuận lợi.
Hiện nay có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà kế toán hàng tồn kho sử dụng phổ biến là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Tuy nhiên trong mỗi doanh nghiệp khi hạch toán kế toán chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống. Nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa.
Phương pháp này giúp kế toán của doanh nghiệp chủ động việc báo cáo trong mọi thời điểm. Giảm thiểu tình trạng sai sót khi quản trị để biết được hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa trong kho.
Phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa. Phương pháp này được áp dụng cho các đơn vị sản xuất, thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
- Ưu điểm
- Giúp kế toán tính toán định khoản hàng tồn kho nhanh chóng.
- Đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra. Để nắm bắt các thông tin cho việc quản lý tốt hơn.
- Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý hàng hóa có trong kho.
- Nhược điểm
- Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người kế toán hàng tồn kho.
- Tốn rất nhiều công sức của người ghi chép với số lượng thống kê mỗi ngày. Tuy nhiên nhược điểm này có thể khắc phục khi doanh nghiệp tin học hóa công tác kế toán.
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh hàng tồn kho thường xuyên và liên tục mà chỉ thống kê hàng hóa tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh xuất nhập trong kỳ.
Phương pháp này sử dụng nhiều đối với các đơn vị doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã đa dạng, giá trị hàng hóa thấp.
Cũng như phương pháp kê khai thường xuyên thì phương pháp này sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa. Giúp kế toán giảm đi thời gian kiểm kê hàng hóa, giảm đi số lượng ghi chép từng ngày.
Nhược điểm của kiểm kê định kỳ
Khối lượng công việc sẽ bị đổ vào cuối kỳ, tạo áp lực cho kế toán hơi nhiều.
Thêm vào đó, vì không kiểm tra thường xuyên hàng hóa xuất nhập nên sẽ khó phát hiện sai sót. Nếu lượng hàng thực tế không đúng với sổ sách ghi chép sẽ gây ảnh hưởng lớn
Kiểm kê thường xuyên và kiểm kê định kỳ sẽ có những hạn chế cũng như ưu điểm khác nhau. Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phương thức phù hợp. Chấp nhận và cải thiện các mặt hạn chế để quản lý một cách hiệu quả nhất.
Hạch toán hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa dự trữ đúng mức và phù hợp. Giúp quá trình sản xuất kinh doanh luôn ổn định, không bị gián đoạn.
