Chi phí vận chuyển là khoản chi phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp, từ nghiệp vụ mua hàng cho đến bán hàng, xuất nhập khẩu. Mời bạn cùng theo dõi cách hạch toán loại chi phí này theo từng trường hợp.

Tài khoản hạch toán chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào là vướng mắc của rất nhiều kế toán. Tùy theo mục đối tượng vận chuyển là hàng mua (TSCĐ, nguyên vật liệu…) hay hàng bán mà cách ghi sổ sẽ khác nhau. Cụ thể như sau:

Chi phí vận chuyển hàng mua

  • Với hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán số 02, chi phí vận chuyển, bốc xếp trong quá trình mua hàng được coi là chi phí mua và được tính vào giá gốc hàng tồn kho.

>> Do đó, chi phí vận chuyển hàng mua nhập kho sẽ được hạch toán vào tài khoản giá gốc của hàng tồn kho tương ứng, bao gồm: TK 152 (Nguyên vật liệu), TK 153 (Công cụ dụng cụ) hoặc TK 156 (Hàng hóa).

  • Với tài sản cố định

Theo chuẩn mực kế toán số 03: Chi phí vận chuyển và bốc xếp là nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, được tính vào nguyên giá tài sản cố định.

>> Do đó, chi phí vận chuyển mua tài sản cố định được hạch toán vào TK 211.

Như vậy, chi phí vận chuyển hàng mua sẽ được hạch toán vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài sản cố định tương ứng.

Nợ TK 152, 153, 156, 211

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 111, 112, 141, 334…

Vận chuyển hàng đi bán, xuất khẩu

Chi phí vận chuyển để đưa hàng hóa đến nơi bán được coi là chi phí bán hàng, do đó sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (nếu áp dụng theo thông tư 200), hoặc tài khoản 642 (nếu áp dụng theo thông tư 133).

Hạch toán chi phí vận chuyển

Phân bổ chi phí vận chuyển hàng mua

Khi mua hàng, nếu doanh nghiệp vận chuyển cùng lúc nhiều loại hàng hóa, tài sản khác nhau thì sẽ phải phân bổ chi phí vận chuyển cho từng loại mặt hàng, theo một tiêu thức thống nhất.

Các văn bản pháp luật hiện nay không quy định về tiêu thức phân bổ, nhưng có 2 cách phân bổ thường được các kế toán sử dụng thực tế như sau:

Phân bổ theo giá trị mỗi loại mặt hàng

Cách phân bổ này có thể áp dụng khi vận chuyển cùng lúc các loại hàng hóa, tài sản có nhiều kích thước, chủng loại đa dạng.

Công thức:

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho  = Chi phí mua từng mặt hàng x Chi phí vận chuyển chung
Tổng giá trị hàng mua

Ví dụ:

Doanh nghiệp A vận chuyển hàng về nhập kho, chi phí vận chuyển là 6 triệu đồng. Thông tin như sau:

Hàng hóa Đơn giá Số lượng Thành tiền
Cam (kg) 30,000 300 9,000,000
Gấm (mét) 900,000 200 18,000,000
Tổng 500 27,000,000

Kế toán tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển trên cho 2 loại hàng hóa là Cam và Gấm: 

Cam: 9,000,000 / 27,000,000 x 6,000,000 = 2,000,000

Gấm: 18,000,000 / 27,000,000 x 6,000,000 = 4,000,000

Phân bổ theo số lượng hàng hóa

Với các mặt hàng có kích thước tương đương nhau hoặc có cùng một đơn vị đo (kg, mét…) kế toán có thể áp dụng theo cách phân bổ này.

Công thức: 

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho  = Số lượng từng mặt hàng x Chi phí vận chuyển chung
Tổng số lượng hàng mua

 

Ví dụ: Doanh nghiệp A vận chuyển hàng về nhập kho với tổng chi phí thuê xe là 6 triệu đồng (không có VAT). Thông tin như sau:

Hàng hóa Số lượng Phân bổ chi phí vận chuyển
Cam (kg) 300 300 / 500 x 6,000,000 = 3,600,000đ
Dưa hấu (kg) 200 200 / 500 x 6,000,000 = 2,400,000đ
Tổng 500 6,000,000

Xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn

Trong thực tế, kế toán gặp phải một trường hợp rất oái oăm, đó là chi phí vận chuyển không có hóa đơn hợp lệ.

Lúc này, kế toán có thể xử lý như sau để giúp khoản chi này đủ điều kiện trở thành chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.

  • Bước 1: Ký hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng, kèm theo bản sao căn cước công dân của người vận chuyển.
  • Bước 2: Thanh toán chi phí thông qua tiền lương của nhân viên vận chuyển (tài khoản 334). Khoản tiền lương này cần được đưa vào bảng lương của DN.
  • Bước 3: Chi trả lương, lấy chữ ký người vận chuyển trên bảng thanh toán lương của doanh nghiệp. 

Lưu ý: 

Nếu khoản chi lớn hơn 2 triệu đồng/lần hoặc tháng thì khoản thu nhập này của người vận chuyển, bốc dỡ phải khấu trừ thuế TNCN 10%, hoặc yêu cầu người vận chuyển làm cam kết 23 – tổng thu nhập trong năm không thuộc nhóm phải nộp thuế TNCN.

 

Để hỗ trợ công tác quản lý chi phí của doanh nghiệp, UBot đã cho ra mắt giải pháp UBot ePayment – hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán, đồng thời hỗ trợ theo dõi chi phí đồng bộ trên một giao diện. Nhà quản lý có thể nắm được chi tiết các khoản chi của từng hạng mục, phòng ban theo thời gian thực. Quy trình quản lý thanh toán tự động này có thể giúp tiết kiệm đến 80% thời gian so với quy trình thủ công và độ chính xác lên đến 100%.

Tham khảo ngay tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/