Hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định

Hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào? Chi phí văn phòng là một khoản phí thường kỳ của nhiều doanh nghiệp. Cách hạch toán chi phí này được quy định theo từng trường hợp cụ thể. Hãy theo dõi chi tiết trong bài viết này bạn nhé!

Tài khoản hạch toán chi phí thuê văn phòng

Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng như sau:

• TK 627 – chi phí sản xuất chung: Thuê nhà làm nhà xưởng sản xuất
• TK 641 – chi phí bán hàng: Thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng bán
• TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp: Thuê nhà làm văn phòng cho  các bộ phận quản lý công ty

Bài viết này đề cập đến chi phí thuê văn phòng nên sẽ sử dụng tài khoản chi phí 642.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng chi tiết

Hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp

Hạch toán khi thanh toán trước toàn bộ chi phí 

Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê, kế toán xác định số tiền đã trả trước cho người cho thuê văn phòng. 

Lưu ý: Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Cần phân biệt khoản đặt cọc – người cho thuê chỉ trả lại khi kết thúc hợp đồng thuê.

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,…

Với trường hợp tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ thì sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước: 

Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền)

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)

Có TK 331, TK 111, TK 112

Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

Nợ TK 642

Có TK 242 – Chi phí trả trước

Xem thêm: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì & cách hạch toán

Hạch toán trường hợp đặt cọc thuê văn phòng

Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê thì hạch toán như sau:

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)

Hạch toán nếu trả tiền thuê hàng tháng chi phí thuê văn phòng 

Doanh nghiệp hàng tháng trả tiền thuê văn phòng hoặc nhận hóa đơn hàng tháng thì hạch toán như sau:

Nợ TK 642

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112,…

Hạch toán nếu trả tiền sau chi phí thuê văn phòng 

Trong trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau hoặc nhận hóa đơn sau, hàng tháng kế toán ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

Hàng tháng kế toán viên công ty hạch toán:

Nợ TK 642

Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112, …

Ví dụ hạch toán chi phí thuê văn phòng

Ngày 1/1/2021 Công ty A ký hợp đồng thuê nhà của bà B (Cá nhân) với mục đích làm văn phòng có thời hạn 12 tháng, mỗi tháng 10 triệu đồng.

Cùng ngày hôm đó, công ty A đã thanh toán trước cho bà B 10 triệu đồng

Đến ngày 10/1/2021, sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý, công ty thanh toán nốt cho bà B số tiền còn lại (110 triệu đồng).

Cách hạch toán chi phí thuê nhà của công ty A năm 2021 như sau:

Ngày 1/1/2021:

Hạch toán khoản trả trước

Nợ TK 331: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000

Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:

Nợ TK 242: 120.000.000

Có TK 331: 120.000.000

Ngày 10/1/2021:

Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà

Nợ TK 331: 110.000.000

Có TK 112: 110.000.000

Hàng tháng phân bổ vào chi phí:

Nợ TK 642: 10.000.000

Có TK 242: 10.000.000

Giải pháp UBot đã cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là giải pháp UBot Invoice và UBot Meeting. Trong thời gian tới, UBot sẽ sớm cho ra mắt bộ giải pháp tự động hóa, tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp như UBot ePayment, UBot Matching, UBot Statement Checking.

Tham khảo ngay tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/