Giải pháp đơn giản tiết kiệm 90% chi phí xử lý hoá đơn

Bộ phận Kế toán yêu cầu thêm nhân lực để xử lý hoá đơn bằng cách thủ công, còn bạn vừa muốn tiết kiệm chi phí doanh nghiệp, vừa muốn tăng hiệu suất của bộ phận tài chính kế toán mà không cần tăng nhân sự? Điều này hoàn toàn khả thi, nếu như bạn sẵn sàng ứng dụng UBot Invoice vào hoạt động kế toán.

Tiết kiệm chi phí lao động

Ở quy mô doanh nghiệp lớn, với hàng chục ngàn hoá đơn đổ về hàng tháng, các chủ doanh nghiệp trước kia thường chọn giải pháp thuê thêm nhân sự để xử lý riêng việc này. Thử làm một phép tính đơn giản: Chi phí lương hàng tháng cho một nhân viên kế toán là 6 – 8 triệu, mỗi ngày, nếu chỉ làm việc nhập hóa đơn, một kế toán có thể nhập tối đa 100 hóa đơn; mỗi tháng, họ có thể nhập được xấp xỉ 2,000 hóa đơn. Khi số lượng hoá đơn tăng, kế toán sẽ cần thêm nhiều thời gian kiểm tra, đối soát, bởi càng làm nhiều hoá đơn thì càng dễ bị nhầm lẫn. Chưa kể đến việc, nhân viên kế toán cần kiêm nhiệm các công việc chuyên môn khác như báo cáo tài chính, đối chiếu công nợ…

Nếu công ty ở quy mô nhỏ, họ có thể cố làm thủ công. Nhưng với các doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, số lượng hóa đơn đầu vào – đầu ra lên đến nghìn hóa đơn, họ có thể phải thuê nguyên một đội nhân viên kế toán chỉ để nhập liệu, tìm kiếm, quản lý hóa đơn đầu ra – đầu vào. Nghĩa là riêng chi phí lương, bảo hiểm… hàng tháng cho nhân sự xử lý hoá đơn đã lên đến gần 100 triệu.

UBot giúp tiết kiệm chi phí đến 8 lần so với việc thuê một nhân sự xử lý hóa đơn thủ công.

Tuy nhiên, khi việc xử lý hóa đơn được chuyển giao hoàn toàn cho “nhân sự ảo” UBot, bộ phận Kế toán sẽ không cần thuê thêm nhân sự nhập liệu riêng biệt. Từ đó, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được “núi chi phí” như trên, vừa giảm bớt gánh nặng chi phí điện – nước – cơ sở vật chất cho nhân sự thật, trong khi công việc nhập hóa đơn vẫn được duy trì.

Giảm chi phí văn phòng, nâng cao hiệu suất công việc

Với quy trình làm việc truyền thống, hoá đơn đỏ sẽ được bộ phận Tài chính Kế toán in ra, kiểm tra tính hợp lệ trước khi thực hiện nhập tay thông tin hoá đơn để lưu trữ và quản lý. Nhưng với UBot Invoice, doanh nghiệp sẽ không cần đến máy photocopy hay giấy tờ để lưu trữ hoá đơn bản cứng nữa. Phần mềm của akaBot – FPT Software sẽ trực tiếp lấy thông tin hóa đơn điện tử từ email, đọc dữ liệu hóa đơn bằng máy, tra cứu thông tin hóa đơn điện tử với dữ liệu từ Tổng cục thuế, rồi lưu trữ hình ảnh hóa đơn mà không cần in hóa đơn ra. Nhờ vậy, Ubot Invoice giúp giảm thiểu sai sót thông tin khi đối chiếu hóa đơn, xác thực dữ liệu hay nhập hóa đơn bằng tay bằng mắt thường, đặc biệt khi nhân sự phụ trách không đủ sức khỏe hoặc cảm thấy nhàm chán với việc nhập hóa đơn lặp đi lặp lại.

Quy trình xử lý hóa đơn của Ubot Invoice tận dụng máy và robot, giảm thời gian và công sức trong việc nhập liệu hóa đơn thủ công

Tối ưu hoá “chi phí cơ hội”

Quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra là một trong những đầu việc thủ công, chiếm đến 60% khối lượng công việc truyền thống của kế toán và tốn 70% thời lượng làm việc. Khảo sát của Perfectial cho thấy, 93% doanh nghiệp được hỏi đang có chiến lược số hóa, chuyển đổi số toàn bộ nền tảng tài chính – kế toán trong công ty để loại bỏ các công việc thủ công liên quan đến giấy.

UBot giúp Bộ phận Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp tiết kiệm hơn 80% thời gian làm việc, xử lý 90% thao tác lặp đi lặp lại của Kế toán, và cam kết độ chính xác đạt 100%. Các thao tác tự động xử lý 1 hoá đơn của UBot được thực hiện trong vòng 30 giây thay vì từ 3 đến 5 phút so với nhập liệu thủ công và bằng sức người. Nhờ vậy, các hóa đơn được đối chiếu – nhập vào hệ thống một cách tự động, và, từ đó, bộ phận có thể tối ưu nguồn lực hiện có cho các công việc quan trọng và có ý nghĩa phát triển chuyên môn cao hơn.

Sử dụng UBot giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cơ hội không chỉ của bộ phận Tài chính – Kế toán mà còn của cả doanh nghiệp.

Ví dụ, trợ lý ảo UBot Invoice được xây dựng để việc tra cứu, xuất dữ liệu thông tin hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra trở nên dễ dàng nhất. Chị Lan – Kế toán KidsPlaza chia sẻ: “Là doanh nghiệp bán lẻ, phân phối sản phẩm số lượng lớn, chúng tôi phải xử lý lượng lớn hóa đơn đầu vào, đầu ra. Vào mỗi kỳ báo cáo thuế, lập báo cáo tài chính, bộ phận Kế toán của công ty có thể mất đến 2 ngày chỉ để lọc, tìm hóa đơn trong kho lưu trữ hồ sơ của Công ty, trong các máy tính khác nhau của nhân viên trong bộ phận. Nhưng từ khi ứng dụng UBot Invoice, chúng tôi có thể tìm hóa đơn trên máy tính theo các bộ lọc có sẵn chỉ bằng vài click chuột, thời gian làm quyết toán thuế chỉ còn khoảng 1 giờ. Bộ phận hoạch định Chiến lược cũng dễ dàng lấy thông tin chi phí mua hàng để nắm bắt tình hình tài chính và đưa ra kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp mà không cần chờ 4 – 5 ngày tổng hợp dữ liệu.”

Với các nhân viên Kế toán thuế, việc có được thông tin hóa đơn chính xác còn giúp họ tránh khỏi những khoản phạt bất ngờ do kiểm tra thông tin hóa đơn không kỹ, đặc biệt với hóa đơn điện tử. Khi được nhập tự động qua UBot Invoice, thông tin trên hóa đơn sẽ chính xác 100%, từ đó, kế toán có thể dễ dàng xác minh tính hợp pháp và hợp lệ của hóa đơn, giảm thiểu rủi ro sai sót so với đối chiếu bằng mắt thường.