Vận hành chậm trễ do quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán thủ công 

Quản lý chi phí luôn là bài toán khó với mọi doanh nghiệp, vừa phải đảm bảo được tính hợp lý của các khoản chi tiêu, tránh sai sót, gian lận; vừa phải theo dõi để thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn. 

Đó là lý do mà các doanh nghiệp thường phải xây dựng quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán rất chặt chẽ. Để một khoản chi được chấp thuận thanh toán, thường phải đi qua nhiều khâu đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho, đơn hàng…, qua nhiều cấp phê duyệt để đảm bảo khoản đề nghị thanh toán đó là đúng.

Tuy nhiên, các chứng từ thường được lưu ở nhiều nơi khác nhau, rất dễ thất lạc và khó khăn trong đối chiếu. Công việc lặp đi lặp lại cũng gây lãng phí thời gian ở từng cấp duyệt. Đồng thời, thiếu một công cụ giúp DN tổng hợp được các chi phí của từng bộ phận để theo dõi, đánh giá.

Những điều này khiến quy trình vận hành chung của công ty trở nên cồng kềnh hơn, chậm chạp và giảm hiệu quả hoạt động.

Giải pháp tự động từ UBot ePayment

Nhận thấy bài toán đó, UBot đã tiến hành xây dựng giải pháp UBot ePayment  – hỗ trợ tự động tạo đề nghị thanh toán, duyệt đề nghị thanh toán một cách tự động, tiện lợi và nhanh gọn hơn.

Trước đây, nhân sự phải tự lập các đề nghị thanh toán một cách thủ công, in và nộp lên cấp phê duyệt. Qua mỗi cấp, quy trình kiểm tra, xác thực lại được lặp lại một lần, gây trồng chéo và lãng phí thời gian. Ngoài ra, quy trình phê duyệt này sẽ bị tắc nghẽn nếu cấp phê duyệt không có mặt tại văn phòng, 

Với quy trình tự động với UBot ePayment, nhân sự có thể lập đề nghị thanh toán trên phần mềm, tải lên danh sách chi phí, danh sách chứng từ một cách rất tiện lợi chỉ với 2 click. Toàn bộ hồ sơ sẽ được đối chiếu tự động và gửi lên các cấp phê duyệt. Đặc biệt, nhân sự quản lý dễ dàng ký, phê duyệt online mọi lúc mọi nơi nhờ hệ thống của UBot ePayment.

Tất cả các chi phí cùng các chứng từ đi kèm đều sẽ được lưu trữ trên UBot ePayment, dễ dàng tổng hợp chi phí theo phòng, ban; Việc tra cứu, quản lý chứng từ cũng tiện lợi hơn nhờ đồng bộ trên cùng một giao diện.

Hiệu suất vận hành vượt trội khi sử dụng UBot ePayment

Bằng việc tự động hóa quy trình lập và phê duyệt đề nghị thanh toán, UBot ePayment giúp doanh nghiệp tối đa hiệu suất vận hành của tất cả các bộ phận, tiết kiệm đến 80% thời gian so với quy trình thủ công, độ chính xác đến 100%.

Đặc biệt, nhân dịp sinh nhật ý nghĩa, UBot dành tặng quý khách hàng ưu đãi MUA 1 TẶNG 1:

Mua phần mềm quản lý đề nghị thanh toán tự động UBot ePayment, tặng ngay phần mềm xử lý hóa đơn UBot Invoice! 

Quý khách quan tâm có thể đăng ký ngay tại: https://signup.ubot.vn/sinh-nhat-ubot/ để trải nghiệm công nghệ tự động hóa mới nhất cho phòng tài chính – kế toán doanh nghiệp.