Dự toán là gì ? Hướng dẫn lập dự toán trong xây dựng

Dự toán là công cụ quản lý chủ chốt giúp chuẩn bị và kiểm soát các khoản chi phí, tài nguyên và nguồn lực trong quá trình thực hiện dự án. Bài viết sẽ giới thiệu khái niệm dự toán, ý nghĩa cũng như hướng dẫn cơ bản cách lập dự toán trong xây dựng.

1. Dự toán là gì ?

Dự toán là quá trình ước tính và dự đoán về số lượng, chi phí, nguồn lực và thời gian cần thiết cho một hoạt động, dự án hoặc công việc cụ thể trong tương lai. 

Dự toán bao gồm việc phân tích các yếu tố liên quan để đưa ra một ước tính chính xác nhất có thể, giúp quản lý dự án hoặc doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về mức độ phức tạp và khả năng thực hiện của một nhiệm vụ. 

Dự toán thường đi kèm với việc lập kế hoạch và quản lý nguồn lực để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của dự án.

2. Vai trò của việc lập dự toán trong xây dựng

Dự toán xây dựng là một bước không thể thiếu trong quá trình đầu tư và thực hiện các dự án hoặc công trình xây dựng. Việc lập dự toán là cơ sở để hướng đến các mục tiêu cụ thể:

• Việc lập dự toán xây dựng cung cấp các thông tin cần thiết chủ đầu tư và các bên có liên quan đến dự án/công trình xây dựng dự tính được tổng số chi phí cần thiết để đầu tư cho dự án/công trình 
• Tính toán khả năng huy động vốn cho dự án và các khoản chi phí đầu tư cho phù hợp. 

• Cung cấp cơ sở quan trọng để đánh giá và tính toán các phương án thiết kế xây dựng trở nên hiệu quả và khách quan hơn.
• Cơ sở cho việc đánh giá và xem xét các công việc trong quá trình đầu tư từ phía chủ đầu tư và các cơ quan có liên quan. Giúp các cơ quan bố trí vốn, đặc biệt các nguồn vốn từ ngân sách, để lập kế hoạch về  phân bổ cho cả dự án hoặc từng giai đoạn của dự án.
• Dự toán đóng vai trò quan trọng như là một cơ sở để nhà đầu tư lựa chọn ký kết hợp đồng với chủ đầu tư. Nó cũng là căn cứ cho việc quyết toán công trình sau khi nhà thầu hoàn thành việc thi công. Nhờ vào dự toán, các bên liên quan có thể thực hiện các quy trình kế hoạch, thực hiện và thanh toán một cách hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình thực hiện dự án xây dựng.

Ví dụ:

Trong một công ty xây dựng, bộ phận quản lý dự án muốn lập dự toán cho việc xây dựng một tòa nhà văn phòng mới. Đầu tiên, họ thu thập thông tin về các yếu tố như diện tích đất, loại vật liệu, số lượng lao động cần thiết và các chi phí khác như thiết bị và công cụ.

Sau đó, bộ phận quản lý dự án sẽ sử dụng các dữ liệu này để ước tính chi phí cho mỗi phần của dự án, bao gồm cả chi phí xây dựng, vật liệu, lao động và các chi phí khác như tiền thuê máy móc.

Dựa trên ước tính này và thông tin từ các bộ phận khác như bộ phận kế toán và kỹ thuật, họ sẽ lập dự toán ngân sách tổng thể cho dự án, bao gồm cả các nguồn tài chính cần thiết.

Dự toán này sẽ giúp họ dự đoán và quản lý các khoản chi phí, tài nguyên và thời gian cần thiết cho dự án, từ đó đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và có lợi nhuận.

3. Đặc điểm của dự toán

Các đặc điểm chính của dự toán bao gồm: 

• Ước tính và dự đoán: Dự toán là quá trình ước tính và dự đoán về các yếu tố như chi phí, thời gian, và nguồn lực cần thiết cho một dự án, hoạt động, hoặc sự kiện nào đó trong tương lai.
• Tính linh hoạt: Dự toán thường được điều chỉnh và cập nhật thường xuyên để phù hợp với các thay đổi trong điều kiện và yếu tố bên ngoài, cũng như sự phát triển của dự án hoặc hoạt động.
• Công cụ quản lý và ra quyết định: Dự toán cung cấp thông tin để quản lý và ra quyết định về việc phân bổ tài nguyên, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí, và đảm bảo sự hiệu quả và thành công của dự án hoặc hoạt động.
• Tính phức tạp và đa dạng: Dự toán có thể phức tạp và đa dạng tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án hoặc hoạt động, cũng như sự chi tiết và độ chính xác mong muốn

Trong việc lập dự toán tại Việt Nam, không có quy định cụ thể về bộ phận hay cá nhận lập dự toán. Tuy nhiên, người thực hiện dự toán cần có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, khả năng phân tích và đánh giá, giao tiếp hiệu quả, cũng như kỹ năng sử dụng công cụ và phần mềm chuyên dụng để tính toán một cách chính xác.

4. Hướng dẫn lập dự toán xây dựng

Trong dự toán xây dựng, có nhiều hạng mục cần được lập dự toán để đảm bảo tính chính xác và toàn diện của dự án. Dưới đây là các hạng mục quan trọng cần được xem xét khi lập dự toán xây dựng:

• Chi phí xây dựng
• Chi phí thiết bị
• Chi phí quản lý dự án
• Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng
• Chi phí khác
• Chi phí dự phòng

4.1. Chi phí xây dựng

Chi phí xây dựng được xác định gồm:

• Chi phí trực tiếp

Chi phí trực tiếp bao gồm: chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy và thiết bị thi công, được tính dựa trên khối lượng và đơn giá xây dựng chi tiết hoặc dựa trên khối lượng và giá xây dựng tổng hợp của từng nhóm, loại công tác xây dựng, đơn vị kết cấu hoặc bộ phận của công trình.

Nếu chi phí trực tiếp được xác định theo khối lượng và đơn giá xây dựng chi tiết thì: 

• Khối lượng được xác định theo công việc, công tác xây dựng
• Đơn giá xây dựng chi tiết được xác định cụ thể theo:
  • Theo đơn giá xây dựng công trình do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công bố
  • Xác định trên cơ sở giá thị trường
  • Theo giá tương tự ở các công trình đã thực hiện

• Chi phí gián tiếp

Chi phí gián tiếp bao gồm chi phí chung, chi phí nhà tạm để ở và điều hành thi công, cùng với chi phí cho các công việc không có khối lượng cụ thể từ thiết kế. Việc xác định chi phí gián tiếp sẽ dựa trên định mức tỷ lệ phần trăm (%) theo quy định.

• Thu nhập chịu thuế tính trước

Thu nhập chịu thuế tính trước được xác định bằng định mức tỷ lệ phần trăm (%) trên chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp trong dự toán chi phí xây dựng.

Cụ thể mức tỷ lệ % được quy định tại Bảng 3.5 Phần III Thu nhập chịu thuế tính trước Thông tư 11/2021/TT-BXD

• Thuế giá trị gia tăng

Theo quy định, thuế giá trị gia tăng trong hoạt động xây dựng hiện nay là 10%

4.2. Chi phí thiết bị

Chi phí thiết bị trong dự toán xây dựng công trình xác định theo:

• Mua bán hoặc thuê các thiết bị xây dựng như máy móc, dụng cụ, và các công cụ làm việc khác.
• Chi phí vận chuyển thiết bị đến công trường.
• Chi phí lắp đặt và hiệu chỉnh thiết bị trước khi sử dụng.
• Các khoản bảo trì, sửa chữa, và bảo dưỡng thiết bị trong suốt quá trình thi công.
• Chi phí thuê hoặc mua các thiết bị đo lường, kiểm tra, và quản lý chất lượng công trình.

4.3. Chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc quản lý và điều hành dự án. Cụ thể, nội dung của chi phí này có thể bao gồm các khoản như sau:

• Lương và phụ cấp cho nhân viên quản lý dự án: Bao gồm chi phí tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm và các khoản phúc lợi khác cho các thành viên trong nhóm quản lý dự án.
• Chi phí tổ chức họp và hội nghị: chi phí cho việc tổ chức các cuộc họp, giao tiếp và truyền thông trong quá trình quản lý dự án.
• Chi phí đánh giá và theo dõi tiến độ: Liên quan đến việc đánh giá và theo dõi tiến độ của dự án, bao gồm cả việc thu thập và phân tích thông tin, báo cáo tiến độ và đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
• Chi phí quản lý rủi ro: Các hoạt động liên quan đến việc định danh, đánh giá, quản lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện dự án.
• Chi phí quản lý chất lượng: Các hoạt động liên quan đến việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất trong quá trình dự án.

4.4. Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng

Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng là tổng chi được dự kiến chi cho việc thuê các dịch vụ tư vấn liên quan đến khía cạnh tài chính và đầu tư của dự án xây dựng, được xác định theo:

• Định mức tỷ lệ phần trăm (%)
• Lập dự toán trên cơ sở phạm vi công việc tư vấn, khối lượng công việc tư vấn phải thực hiện

Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng đã được phê duyệt đại diện cho chi phí tối đa cần thiết để thực hiện các hoạt động tư vấn trong dự án xây dựng. 

4.5. Chi phí khác

Chi phí khác trong dự toán xây dựng công trình được xác định theo:

• Định mức tỷ lệ phần trăm (%)
• Xác định bằng dự toán;
• Ghi theo giá trị hợp đồng đã ký kết phù hợp với quy định của pháp luật

Trong trường hợp không đủ cơ sở để xác định, chi phí được dự tính trong dự toán xây dựng công trình sẽ được điều chỉnh sao cho phù hợp với tổng mức đầu tư xây dựng đã được phê duyệt.

4.6. Chi phí dự phòng

Chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm (%) so với tổng chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng và các chi phí khác:

Chi phí dự phòng cũng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như:  Khả năng biến động trong nước và quốc tế …

5. Lưu ý khi lập dự toán xây dựng

Khi lập dự toán, có một số điều quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của dự án. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Hiểu rõ yêu cầu dự án: Đảm bảo rằng người lập dự toán đã hiểu rõ yêu cầu và phạm vi của dự án để có thể lập dự toán phản ánh đầy đủ các chi phí và nguồn lực cần thiết.
• Sử dụng thông tin đáng tin cậy: Sử dụng thông tin đáng tin cậy và chi tiết từ các nguồn như bản vẽ kỹ thuật, thông số kỹ thuật, và dữ liệu thị trường để lập dự toán.
• Phân tích rủi ro và biến động: Xem xét các yếu tố rủi ro và biến động có thể ảnh hưởng đến dự án và dự toán và lên kế hoạch dự phòng cho chúng trong trường hợp xảy ra biến động.
• Tính đến các yếu tố phụ trợ: Đảm bảo đã xem xét và bao gồm các yếu tố phụ trợ như thuế, phí và các chi phí khác vào dự toán.
• Tính toán chi tiết: Lập dự toán một cách cẩn thận và tỉ mỉ, bao gồm tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí và nguồn lực của dự án. Điều này đòi hỏi sự tập trung vào việc thu thập, phân tích và đánh giá mọi thông tin có liên quan đến dự án, từ các yêu cầu cụ thể đến các điều kiện và rủi ro có thể phát sinh.
• Dự trữ cho các biến động không mong đợi: Lên dự trù cho khoản ngân sách hoặc chi phí dự phòng để ứng phó với các biến động không mong đợi trong quá trình thực hiện dự án.
• Liên tục cập nhật và đánh giá lại: Liên tục cập nhật và đánh giá lại dự toán dựa trên các thay đổi trong phạm vi, yêu cầu hoặc điều kiện của dự án.

Những lưu ý trên giúp đảm bảo rằng dự toán được lập một cách chính xác và toàn diện, từ đó đảm bảo sự thành công của dự án và quản lý chi phí một cách hiệu quả.

——

UBot – Hệ sinh thái tự động hoá toàn diện cho doanh nghiệp – cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là các giải pháp:

• UBot Invoice – Xử lý hoá đơn tự động hoá
• UBot ePayment – Hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán theo từng cấp và từng bộ phận.
• UBot Matching – Giải pháp tự động đối chiếu chứng từ mua hàng
• UBot Statement – Giải pháp đối chiếu sao kê ngân hàng và hạch toán công nợ

Quý doanh nghiệp quan tâm xin mời tham khảo và nhận tư vấn bộ giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp tại đây: https://ubot.vn