Khi hóa đơn điện tử có sai sót, kế toán thường xuất hóa đơn thay thế. Tuy nhiên theo thông tư 78/2021/TT-BTC, việc lập hóa đơn thay thế cũng có nhiều quy định cần tuân thủ.
Mời bạn cùng theo dõi qua bài viết này.
Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là một hóa đơn được lập mới để thay cho một hóa đơn bị sai sót trước đó. Nói cách khác, hóa đơn cũ sẽ bị hủy và hóa đơn thay thế có giá trị hoàn toàn tương đương với hóa đơn sai sót đó.
Trường hợp nào được xuất hóa đơn thay thế theo thông tư 78?
Xuất hóa đơn thay thế là một trong các bước cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
Theo điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC, kế toán được xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp duy nhất sau:
Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua rồi thì phát hiện có sai sót về: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua (kể cả hóa đơn đã được cấp mã) thì kế toán cũng chỉ cần gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn điện tử có sai sót này và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.
Lập hóa đơn thay thế như thế nào ?
Bước 1: Lựa chọn hóa đơn có sai sót cần điều chỉnh
Bước 2: Gửi thông báo hóa đơn có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn.
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế tương ứng với hóa đơn vừa khai báo sai sót
Bước 4: Ký số trên hóa đơn điện tử thay thế này và gửi cho người mua (nếu là hóa đơn không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã để gửi cho người mua (trường hợp hóa đơn có mã)
Mẫu hóa đơn thay thế
Hóa đơn điện tử thay thế luôn phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Kê khai hóa đơn thay thế như thế nào?
Cách kê khai cũng là một điểm mới khi xuất hóa đơn thay thế theo thông tư 78. Từ nghiên cứu các công văn hướng dẫn từ Cục Thuế các tỉnh, UBot đã tổng kết lại như sau:
Trường hợp đã lập tờ khai lần đầu, sau đó mới phát hiện hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn thay thế
Theo công văn 42535/CTHN-TTHT của Cục Thuế thành phố Hà Nội, hóa đơn thay thế được kê khai bổ sung tại kỳ tính thuế có sai sót.
Đồng thời, nếu kê khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp thì doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm tiền lãi phạt chậm nộp tương ứng với thời gian chậm nộp.
Trường hợp chưa lập tờ khai lần đầu
Lúc này, kế toán có thể lựa chọn 1 trong hai cách xử lý sau đều được:
- Cách 1: Kê khai đồng thời cả hóa đơn sai sót và hóa đơn thay thế lên tờ khai lần đầu
- Cách 2: Kê hóa đơn sai sót (HĐ gốc) lên tờ khai lần đầu, kê hóa đơn thay thế/điều chỉnh vào tờ khai bổ sung
Với các doanh nghiệp có lượng hóa đơn lớn, việc theo dõi các hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế sẽ rất phức tạp. UBot Invoice mang đến giải pháp xử lý hóa đơn tự động đang rất được chú ý với khả năng tự động trích xuất thông tin hóa đơn, lưu trữ và tra cứu dễ dàng, nhiều báo cáo tổng hợp, phân loại chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý.
> Dùng thử UBot Invoice miễn phí để trải nghiệm khả năng quản lý hóa đơn tiện lợi hơn!
Đăng ký tại: UBot Invoice – Xử lý hoá đơn đầu vào chỉ 1 giây
