Kế toán tiền lương là nghiệp vụ không thể thiếu tại mọi tổ chức, doanh nghiệp. Trong đó, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương sẽ liên quan đến tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp và cần được quy định rõ ràng. Hãy theo dõi chi tiết trong bài viết này nhé!
Những chứng từ trong quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương cần lưu ý
Thông thường, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương cần làm việc với các chứng từ sau:
#1 – Bảng chấm công – Bảng lương
Tùy vào hình thức trả lương mà mỗi doanh nghiệp có cách tính số tiền phải trả lao động khác nhau. Có một số hình thức chủ yếu như sau:
Nếu doanh nghiệp trả lương theo thời gian
- Bảng chấm công (01a – LĐTL)
- Bảng chấm công làm thêm giờ (01b- LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lương (02 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06 – LĐTL)
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (10 – LĐTL)
- Chứng từ hướng dẫn theo quy định pháp luật liên ngành và quy chế nội bộ (quy định) của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm
Kế toán tiền lương cần quan tâm đến các chứng từ như:
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu 05 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền lương, tiền công theo mẫu như trên
Ngoài ra, các chứng từ kế toán như hình thức trả lương theo thời gian cũng cần được lập theo đúng quy định.
Nếu doanh nghiệp trả lương theo hình thức khoán
Khi trả lương người lao động bằng hình thức khoán, kế toán tiền lương cần quan tâm đến các chứng từ như:
- Hợp đồng giao khoán (08 – LĐTL) .
- Biên bản thanh lý, nghiệm thu hợp đồng giao khoán (09 – LĐTL).
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07 – LĐTL)
Đối với các khoản thưởng: Các khoản thưởng cần được căn cự dựa trên Bảng thanh toán tiền thưởng (03 – LĐTL)
#2 – Phiếu chi lương bằng tiền mặt
Vào mỗi tháng, sau khi bảng lương đã được ký duyệt, bộ phận nhân sự sẽ gửi cho kế toán để tiến hành thanh toán. Nếu doanh nghiệp chi trả lương bằng tiền mặt thì sẽ cần lập các chứng từ sau:
- Phiếu thu (Mẫu số 01 -TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02 -TT)
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 -TT)
- Bảng kê vàng tiền tệ (Mẫu số 07 -TT)
- Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08a -TT và Mẫu 08b -TT)
- Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 -TT)
Các chứng từ sau khi đã kiểm tra và đảm bảo về tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ liên quan.
#3 – Ủy nhiệm chi bằng tiền gửi ngân hàng
Tương tự như trên, nếu doanh nghiệp trả lương cho nhân viên qua hình thức chuyển khoản thì cần quan tâm đến các chứng từ sau:
- Giấy báo Có
- Giấy báo Nợ
- Bảng sao kê của Ngân hàng
- Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi
Xem thêm: 03 cách tra cứu mã số thuế cá nhân chỉ bằng số CMND
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương được tóm tắt trong sơ đồ dưới đây:
# Bước 1: Lập bảng lương tổng hợp phải trả
Bộ phận thực hiện: Bộ phận nhân sự
Hàng tháng, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện chấm công, tính các khoản thưởng, phụ cấp và phúc lợi cho nhân viên và đưa lên bảng tổng hợp chấm công.
Vào cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ xem xét và điều chỉnh bảng tổng hợp chấm công này sau đó chuyển tiếp cho kế toán tiền lương để lập bảng lương.
# Bước 2: Lập bảng lương đầy đủ
Bộ phận thực hiện: Kế toán tiền lương
Dựa trên bảng tổng hợp chấm công từ nhân sự, kế toán tiền lương sẽ tính toán các khoản trích theo lương. Sau đó, kế toán sẽ tổng hợp các khoản phải trả người lao động và các khoản trích này để lập bảng lương đầy đủ.
Đối với những công ty lớn, số lượng nhân sự nhiều, vai trò kế toán tiền lương sẽ được tách biệt. Tuy nhiên với những công ty nhỏ, bộ phận nhân sự có thể đảm nhiệm thêm vai trò này.
# Bước 3: Phê duyệt bảng lương
Bộ phận thực hiện: Kế toán trưởng, Giám đốc
Bảng lương được lập đầy đủ sẽ được chuyển lần lượt lên kế toán trưởng và giám đốc để kiểm tra và phê duyệt.
- Nếu bảng lương được đồng ý phê duyệt thì nhân viên kế toán tiền lương sẽ thực hiện thanh toán lương.
- Nếu bảng lương còn có sai sót hoặc cần chỉnh sửa thì kế toán tiền lương sẽ tiến hành kiểm tra, sửa hoặc lập lại và tiếp tục trình ký duyệt một lần nữa.
Xem thêm: Nợ phải trả là gì? Bao gồm những khoản chi tiết nào
# Bước 4: Thanh toán lương
Bộ phận thực hiện: Kế toán tiền lương, Kế toán thanh toán, Thủ quỹ
Trường hợp công ty chi trả lương qua ngân hàng, các bước thực hiện sẽ như sau
- Kế toán tiền lương lập Séc hoặc Ủy nhiệm chi. Sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Sau khi được duyệt, kế toán gửi ủy nhiệm chi và danh sách tiền lương ra ngân hàng và đề nghị chuyển khoản
- Ngân hàng dựa trên các chứng từ được nhận sẽ chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên, đồng thời lập giấy báo Nợ.
- Kế toán tiền lương/Kế toán thanh toán nhận lại giấy báo Nợ để hạch toán số tiền đã chi trả lương nhân viên
Trường hợp công ty trả lương bằng tiền mặt, các bước thực hiện như sau:
- Kế toán tiền lương lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.
- Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện chi trả tiền lương cho nhân viên
- Kế toán tiền lương dựa trên Phiếu chi đã có chữ ký của thủ quỹ và người nhận để ghi sổ kế toán
Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ mà đa số các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì đều chi trả lương qua tài khoản ngân hàng cho nhân viên. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức chung về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương.
Giải pháp UBot đã cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là giải pháp UBot Invoice và UBot Meeting. Trong thời gian tới, UBot sẽ sớm cho ra mắt bộ giải pháp tự động hóa, tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp như UBot ePayment, UBot Matching, UBot Statement Checking.
Tham khảo ngay tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/
