Chi phí trả trước là gì
Chi phí trả trước là khoản chi đã phát sinh trong một kỳ nhưng lại phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ sau đó.
Vì vậy, nó có các đặc điểm sau:
- Là tài khoản thuộc Tài sản doanh nghiệp, vì bản chất là doanh nghiệp chưa sử dụng khoản chi này mà mới thanh toán trước
- Có liên quan đến nhiều kỳ kế toán
- Định kỳ, doanh nghiệp phân bổ từ chi phí trả trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ đó để đảm bảo nguyên tắc ghi nhận chi phí.
Ví dụ: Doanh nghiệp thuê văn phòng 1 năm, thanh toán vào đầu năm. Tiền thuê trả vào đầu năm chính là chi phí trả trước cho 11 tháng còn lại trong năm. Hàng tháng, doanh nghiệp phải trích khoản chi phí này vào chi phí của tháng đó.
Chi phí trả trước bao gồm những khoản nào?
Các khoản chi phí trả trước bao gồm:
– Tiền thuê trả trước để thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động (phân bổ tối đa không quá 3 năm)
– Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
– Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
– Chi phí đi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành;
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động;
Lưu ý 1: Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai nhưng không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình thì không phải chi phí trả trước mà được tính vào CP sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Phân loại
Dựa trên thời gian trả trước mà chi phí này được phân loại thành nhóm ngắn hạn và dài hạn.
Lưu ý:
Theo chế độ kế toán cũ tại Quyết định 48, chi phí trả trước ngắn hạn được theo dõi tại TK 124; chi phí trả trước dài hạn theo dõi tại TK 242. Tuy nhiên, theo chế độ kế toán mới tại thông tư 200 và thông tư 133 hiện đã bỏ tài khoản 124. Cả chi phí trả trước ngắn hạn & dài hạn đều được theo dõi chung tại tài khoản 242, nhưng cuối kỳ, doanh nghiệp phải phân loại riêng chúng trên bảng cân đối kế toán.
Cách phân loại như sau:
Chi phí trả trước ngắn hạn
Chi phí trả trước ngắn hạn là số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong khoảng thời gian không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước.
Chi phí này được theo dõi tại mã số 151 của bảng cân đối kế toán.
Chi phí trả trước dài hạn
Chi phí trả trước dài hạn là số tiền trả trước để được cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thời hạn trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường kể từ thời điểm trả trước;
Ngoài ra, lợi thế thương mại và lợi thế kinh doanh còn chưa phân bổ vào chi phí tại thời điểm báo cáo thì cũng được coi là CP trả trước dài hạn.
CP trả trước dài hạn được báo cáo tại Mã số 261 của bảng cân đối kế toán.
Lưu ý: Doanh nghiệp không phải tái phân loại chi phí trả trước dài hạn thành loại ngắn hạn.
Nguyên tắc ghi nhận
Nguyên tắc kế toán chi phí trả trước như sau:
- Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ phải dựa trên tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết từng khoản CP trả trước theo từng kỳ hạn, tình trạng phân bổ và số còn lại.
Ví dụ về mẫu bảng phân bổ chi phí trả trước
- Đối với các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ, trường hợp tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hoá, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ chắc chắn nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì được coi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch).
Cách hạch toán chi phí trả trước
- Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước, kế toán ghi:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…
- Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
Để hỗ trợ công tác quản lý chi phí của doanh nghiệp, UBot đã cho ra mắt giải pháp UBot ePayment – hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán, đồng thời hỗ trợ theo chi phí đồng bộ trên một giao diện. Quy trình quản lý thanh toán tự động nãy có thể giúp tiết kiệm đến 80% thời gian so với quy trình thủ công và độ chính xác đến 100%.
Tham khảo ngay tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/
