Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng và các quy định cần biết

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty có thể gặp các trường hợp xuất hàng để biếu tặng nhân viên (các dịp Lễ Tết, Trung thu, sinh nhật) hoặc biếu tặng khách hàng (các dịp khai trương, Lễ Tết). Vậy những quy định hiện hành về xuất hóa đơn hàng biếu tặng như thế nào? Hãy cùng UBot tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Quy định pháp luật về xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Tặng quà cho khách hàng, nhân viên có phải xuất hóa đơn không?

Đây là câu hỏi của rất nhiều người khi thực hiện nghiệp vụ kế toán. Việc xuất hóa đơn hàng biếu tặng đã được quy định trong các văn bản pháp luật.

Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC) đã quy định rõ về việc xuất hóa đơn hàng biếu tặng:

Điểm b, Khoản 7, Điều 3 quy định: Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Khoản 9 Điều 3 quy định: Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.

Theo đó, có thể kết luận rằng: Hàng hóa dịch vụ cho biếu tặng nhân viên sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các trường hợp thông thường.

Như vậy, khi tặng quà cho cá nhân, người lao động hay tổ chức thì doanh nghiệp phải XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG BIẾU TẶNG:

– Hóa đơn lập cho từng cá nhân, đơn vị

– Ghi tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính như hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ

– Dưới phần hàng hóa, dịch vụ ghi rõ “Quà tặng không thu tiền”

– Đơn giá là giá trị hàng hóa cùng loại hoặc tương đương (thường là giá khi mua vào)

Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng 

Theo khoản 3 điều 7 thông tư 219/2013/TT-BTC: Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để biếu, tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này;

Thông thường, giá tính thuế hóa đơn đầu ra với bằng giá tính thuế hóa đơn đầu vào

Riêng biếu, tặng giấy mời (trên giấy mời ghi rõ không thu tiền) xem các cuộc biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi người đẹp và người mẫu, thi đấu thể thao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật thì giá tính thuế được xác định bằng không.

Trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ biếu tặng tương đương trên thị trường là giá đã bao gồm thuế (giá thanh toán) thì quy đổi giá thanh toán thành giá tính thuế GTGT theo hướng dẫn tại Khoản 12 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC:

Mức phạt nếu không lập hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng

Mức tiền phạt: 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (theo điểm b khoản 2 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP): 

Kết luận: Như vậy khi doanh nghiệp tặng quà cho công nhân viên, khách hàng,…đều phải lập hóa đơn như bán hàng bình thường với giá tính thuế là giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh biếu tặng.

Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Theo Luật thương mại 2005, và Nghị định 81/2018/NĐ-CP, các hình thức biếu tặng phải đăng ký với Sở Công thương bao gồm:

• Đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền;
• Tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền;

Doanh nghiệp thuộc các trường hợp trên sẽ không phải thực hiện thông báo thực hiện khuyến mại khi:

• Doanh nghiệp thực hiện các chương trình khuyến mại có tổng giá trị giải thưởng, quà tặng dưới 100 triệu đồng;
• Doanh nghiệp chỉ thực hiện bán hàng và khuyến mại thông qua sàn giao dịch thương mại điện tử, website khuyến mại trực tuyến.

Theo Điều 9, Nghị định 81/2018/NĐ-CP, khi tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền, thương nhân thực hiện khuyến mại tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền theo cách thức sau:

• Tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền có kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền không kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Theo khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quy định:

“Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0); trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về thương mại thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho.”

Như vậy việc xuất hóa đơn hàng biếu tặng sẽ được chia thành các trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Hàng tặng có đăng ký với sở Công Thương, kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Với trường hợp này, khi viết hóa đơn, sản phẩm cho tặng cần phải ghi thêm là “hàng khuyến mại không thu tiền”. Phần đơn giá và thành tiền sẽ để trống. Theo quy định hiện hành, kế toán không cần hạch toán thuế suất đầu ra của hàng tặng.

Trường hợp 2: Hàng tặng có đăng ký với sở Công Thương, không kèm theo việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Với trường hợp này, khi viết hóa đơn, sản phẩm cho tặng chỉ cần ghi đúng tên sản phẩm. Phần đơn giá và thành tiền sẽ để trống. Theo quy định hiện hành, kế toán không cần hạch toán thuế suất đầu ra của hàng tặng. Đây thường là các trường hợp doanh nghiệp mang hàng hóa đi biếu tặng khách hàng hoặc nhân viên nhân các dịp đặc biệt.

Trường hợp 3: Không đăng ký với Sở Công Thương và không kèm điều kiện

Với trường hợp này, khi viết hóa đơn, sản phẩm cho tặng chỉ cần ghi đúng tên sản phẩm. Phần đơn giá sản phẩm sẽ được tính theo Mục 1.2. Theo quy định hiện hành, kế toán phải hạch toán thuế suất đầu ra của hàng tặng.

Hồ sơ chứng từ 

Thông thường, đối với việc hạch toán quà biếu tặng, kế toán cần chuẩn bị những chứng từ sau:

Bộ chứng từ đầu vào (Như bộ chứng từ mua hàng hóa về kinh doanh)

– Hóa đơn hàng hóa mua để tặng

– Phiếu nhập kho (trường hợp mua hàng hóa về nhập kho sau đó mới mang tặng)

– Hợp đồng mua hàng

– Hồ sơ thanh toán

Bộ chứng từ tặng quà

– Hóa đơn bán ra quà tặng (xuất hóa đơn hàng biếu tặng)

– Phiếu xuất kho (trường hợp mua hàng hóa về nhập kho sau đó mới mang tặng)

– Hồ sơ chương trình tặng quà

Lưu ý khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Có được xuất hóa đơn bảng kê khi người được tặng không lấy không?

Theo công văn số 5483 TCT-DNL ngày 28/11/2017 của TCT: Trường hợp khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối mỗi ngày công ty lập chung một hóa đơn GTGT ghi số tiền thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định (không phân biệt giá trị quà tặng trên 200.000đ hay dưới 200.000đ)

Nếu tặng quà không xuất hóa đơn thì sao?

Trong trường hợp mua hàng hóa về nhưng không xuất hóa đơn mà đã hạch toán vào chi phí:

– Sẽ bị truy thu phần thuế GTGT đối với quà đã tặng

– Không được trừ chi phí quà tặng khi quyết toán thuế TNDN

Mức phạt được nêu trên mục 1.3

Đầu vào là hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT thì xuất hóa đơn quà tặng cũng không có thuế GTGT?

Theo khoản 5, điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá (kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế thì không được khấu trừ. (Khoản 7, điều 14, Thông tư 219). Theo đó nếu hàng biếu, tặng mà phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế thì không được khấu trừ.

Các hóa đơn đầu vào của chi phí biếu, tặng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại khoản 10, điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC:

+ Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay nhà thầu nước ngoài

+ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên.

Ví dụ:

Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế khấu trừ thì khi:

– Tặng học liệu cho học sinh: Thuế GTGT 5%

– Tặng áo sơ mi cho người lao động: Thuế GTGT 10%

Không phân biệt hóa đơn đầu vào

Trên đây UBot đã tổng hợp, chia sẻ những kiến thức hữu ích cơ bản về xuất hóa đơn hàng biếu tặng. UBot hy vọng bài viết hy đã giúp chia sẻ phần nào những khó khăn, vướng mắc mà các bạn gặp phải trong quá trình công tác. Chúc các anh chị, các bạn thành công!