Tổng hợp hạch toán Tài khoản 331 – Phải trả người bán theo TT 200

Tài khoản 331 là gì

Tài khoản 331 là tài khoản dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp với bên bán (kể cả các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết), bao gồm các khoản thanh toán và ứng trước.

Lưu ý: Nếu mua hàng trả tiền ngay thì không hạch toán vào tài khoản này.

Kết cấu tài khoản 331 – Phải trả người bán

Kết cấu Nợ – Có của tài khoản 331 như sau:

Lưu ý: Tài khoản 331 là loại tài khoản lưỡng tính, có thể có cả số dự bên Nợ và bên Có Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, không được bù trừ mà phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

Sơ đồ chữ T tài khoản 331

Các bút toán hạch toán phải trả khách hàng được tóm tắt trong ảnh sau:

Sơ đồ chữ T tài khoản 331

Nguyên tắc kế toán

• Với tài khoản 331, bên Nợ ghi giảm, bên Có ghi tăng. Riêng khoản ứng trước cho người bán được ghi vào bên Nợ tài khoản 331

• Với các khoản phải trả bằng ngoại tệ, phải theo dõi chi tiết các khoản theo từng loại ngoại tệ. Cụ thể như sau:

• Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.

Riêng trường hợp ứng trước cho người bán, khi đủ điều kiện chuyển khoản ứng trước này thành tài sản hoặc chi phí thì ghi Có tài khoản 331 theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước.

• Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh 
• Khi ứng trước tiền cho bên bán, ghi Nợ tài khoản 331 theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước; Khi đủ điều kiện chuyển khoản ứng trước này thành tài sản hoặc chi phí thì ghi Có tài khoản 331 cũng theo tỷ giá này.

• Cuối kỳ, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính
• Tài khoản 331 cũng áp dụng giữa các bên giao – nhận nhập khẩu ủy thác; thanh toán với nhà thầu; 

Hạch toán tài khoản 331 theo thông tư 200

Theo thông tư 200, các trường hợp hạch toán với tài khoản 331 bao gồm:

Mua hàng nhưng chưa thanh toán

Mua hàng hóa, vật tư nhập kho nhưng chưa thanh toán

Đây là tình huống thường gặp nhất khi hạch toán với tài khoản 331. Tình huống này có nhiều điểm khác nhau giữa mua hàng nội địa, nhập khẩu và giữa trường hợp hạch toán  hàng tồn kho theo PP kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. Vì vậy kế toán cần chú ý nhé

Khi mua dịch vụ

Nhận sử dụng dịch vụ (như chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán mà chưa thanh toán, kế toán hạch toán:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (1562)

Nợ TK 241 – XDCB dở dang

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635, 811

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán cho người bán

• Kế toán hạch toán:

Nợ TK 331 

Có TK 111, 112…

• Nếu nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

>> Xem thêm: Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu

Khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, kế toán hạch toán: 

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán)

 Trường hợp được hưởng chiết khấu thanh toán

Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

Trường hợp trả lại hàng hóa

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 152, 153, 156, 611,…

Trường hợp các khoản phải trả không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi

Lúc này, kế toán được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 711 – Thu nhập khác.

Trường hợp nhà thầu chính

Khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ, kế toán hạch toán:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).

Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng

• Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
• Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)

Có TK 331 – Phải trả người bán (giá giao bán đại lý + thuế).

Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

• Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

• Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)

Có các TK 111, 112,…

Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu

– Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)

Có các TK 111, 112,…

– Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.

– Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)

Có các TK 111, 112,…

– Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331- Phải trả cho người bán(chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác).

– Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của TK 333 – Thuế và khoản phải nộp Nhà nước.

– Đơn vị nhận uỷ thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các TK 138 và 338.

Đánh giá lại khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ

Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:

– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 331 – Phải trả người bán

—–

Để công tác thanh toán, quản lý công nợ trở nên dễ dàng hơn, UBot đã cho ra mắt giải pháp UBot ePayment – hỗ trợ tự động tạo đề nghị thanh toán, duyệt đề nghị thanh toán một cách tự động, tiện lợi và nhanh gọn hơn. Quy trình quản lý thanh toán tự động hóa giúp tiết kiệm  đến 80% thời gian so với quy trình thủ công, độ chính xác đến 100%.

>> Tham khảo ngay tại: https://ubot.vn/ubot-epayment/