Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tập hợp các khoản chi nhằm phục vụ riêng cho mục đích quản lý, duy trì sự kết nối và tổ chức doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng cũng là tiêu chí để phân loại chi phí quản lý doanh nghiệp với các loại chi phí khác. Chẳng hạn, lương của giám đốc điều hành được tính vào chi phí QLDN, còn lương của bộ phận bán hàng được tính vào chi phí bán hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?
Theo điều 92 thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản sau:
- Chi phí của nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (ban giám đốc, nhân viên quản lý các phòng, ban…), bao gồm cả tiền lương, thưởng, tiền công, các khoản phụ cấp, …; và các khoản chi phí theo lương như BHYT, BHXH, BHTN, kinh phí công đoàn (Tài khoản 6421)
- Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (Tài khoản 6422)
- Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (Tài khoản 6423)
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng (Tài khoản 6424)
- Thuế, phí và lệ phí: Tiền thuê đất, thuế môn bài;
- Chi phí dự phòng: bao gồm các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm
– Các khoản như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ… phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp;
– Các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp;
– Tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: chẳng hạn như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…(Tài khoản 6428)
Kết cấu tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Kết cấu Nợ – Có của tài khoản 642 như sau:
Bên Nợ:
– Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
– Trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả
Bên Có:
– Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Lưu ý: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Sơ đồ hạch toán tài khoản 642
Các bút toán hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được minh họa tóm tắt như sau:
Hạch toán tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp theo thông tư 200
Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp có một số bút toán hạch toán chính sau:
5.1. Chi phí vật liệu, dụng cụ
Các vật liệu, dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,…, hạch toán như sau:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422. 6423)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 242, 331,…
5.2. Các khoản chi cho nhân viên quản lý
Tất cả các khoản chi phí liên quan đến nhân viên quản lý như: Tiền lương, tiền công, phụ cấp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) đều được hạch toán vào tài khoản 642, cụ thể:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334, 338.
5.3. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung
Với các TSCĐ dùng cho quản lý chung như nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,…, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
5.4 Thuế, phí cần nộp
- Thuế môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,…
5.5. Các khoản dự phòng
– Trường hợp trích lập bổ sung Dự phòng phải thu khó đòi hoặc Dự phòng phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
hoặc Có TK 352 – Dự phòng phải trả
– Trường hợp hoàn nhập Dự phòng phải thu khó đòi hoặc Dự phòng phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
hoặc Có TK 352 – Dự phòng phải trả
>> Xem chi tiết tại bài viết: Dự phòng phải thu khó đòi là gì? Hạch toán như thế nào
5.6. Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý
a) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
– Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
– Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
5.7. Các chi phí khác
Các khoản chi mua dịch vụ sử dụng bên ngoài như hội nghị, tiếp khách, điện nước,… chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428, 6427)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)
Có các TK 111, 112, 331,…
5.8 Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Khoản này được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
5.9 . Sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng cho mục đích quản lý
Kế toán ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
5.10. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ
Kế toán tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
