Trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, kế toán có thể xuất hóa đơn cách số, lùi ngày một cách dễ dàng. Vậy theo nghị định 123 và thông tư 78, hóa đơn điện tử có được xuất lùi ngày không? Mời bạn cùng tìm hiểu qua bài viết này.
Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Thời điểm lập hóa đơn
Theo điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với hàng hóa: là khi người mua hoàn thành chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho bên bán
- Đối với dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Lưu ý, thời điểm lập hoàn đơn hoàn toàn dựa vào việc bên mua đã hoàn thành nghĩa vụ của mình với bên bán hay chưa mà không cần quan tâm đến thời điểm thanh toán.
Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử
Theo quy định cũ tại nghị định 123, thời điểm ký số trên hóa đơn không cần trùng với thời điểm lập hóa đơn điện tử đó. Nếu ngày lập và ngày ký số trên hóa đơn khác nhau thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
Ngày lập hóa đơn điện tử và ngày ký hóa đơn có thể khác nhau
Thời điểm chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế
Theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: sau khi xuất hóa đơn, bên mua phải ký số, gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã, sau đó mới gửi cho người mua
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: trình tự sẽ ngược lại, bên mua xuất hóa đơn, ký số và gửi người mua luôn, sau đó mới gửi dữ liệu lên cơ quan thuế, tuy nhiên phải gửi chậm nhất trong cùng ngày gửi hóa đơn cho người mua.
Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không ?
Từ phân tích ở mục 1, không thể xuất hóa đơn điện tử lùi ngày bởi lẽ: Với cả hóa đơn điện tử có mã và không có mã, doanh nghiệp đều phải chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế cùng ngày với ngày ký hóa đơn. Do đó, ngày ký số hóa đơn (phát hành) không thể là một thời điểm trong quá khứ vì cơ quan thuế dễ dàng phát hiện sự sai lệch giữa ngày lập hóa đơn, ngày ký hóa đơn và ngày chuyển dữ liệu.
Ngoài ra, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều đã không còn cho phép xuất hóa đơn lùi ngày.
Mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày trong một số trường hợp
Hiện nay, có một số mẹo xuất hóa đơn điện tử lùi ngày được chia sẻ trên một số cộng đồng kế toán như: điều chỉnh cài đặt ngày/giờ trên máy tính hoặc trên phần mềm xuất hóa đơn.
Tuy nhiên, cách này thực chất không có tác dụng bởi ngày ký hóa đơn, ngày chuyển dữ liệu vẫn được thể hiện ngay trên bản xml của hóa đơn. Mẹo điều chỉnh cài đặt thời gian chỉ thay đổi được bản thể hiện PDF của hóa đơn. Nếu bị cơ quan thuế phát hiện, doanh nghiệp có thể bị coi là cố ý xuất sai ngày hóa đơn và bị xử phạt không nhỏ.
Mặc dù vậy, theo quy định tại nghị định 123, bên bán sẽ kê khai theo ngày lập hóa đơn, ngày lập và ngày ký hóa đơn có thể khác nhau. Do đó, kế toán có thể lập sẵn hóa đơn tại thời điểm mong muốn, đến ngày có số chính xác thì ký và gửi cơ quan thuế, gửi bên mua
Kế toán hãy cố gắng sắp xếp thời gian để xuất hóa đơn đúng thời hạn, tránh các khoản phạt không đáng có cho doanh nghiệp nhé.
