Hóa đơn điện tử: Giải đáp toàn bộ khái niệm và câu hỏi thường gặp

Mặc dù hóa đơn điện tử đã dần được phổ biến tại Việt Nam, tuy nhiên, đây là khái niệm còn khá mới và nhiều kế toán vẫn gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi hóa đơn. 

Ở bài viết trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì. Bài viết này sẽ tiếp tục giới thiệu đến bạn các khái niệm liên quan cũng như giải đáp các thắc mắc thường gặp trong quá trình khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.

Đọc thêm: Phần 1: Hóa đơn điện tử là gì? Những điều cần biết về hóa đơn điện tử

Một số khái niệm liên quan đến hóa đơn điện tử 

Chữ ký số, chữ ký điện tử

Theo quy định tại nghị định 119/2018/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được ký số, ký điện tử. 

Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử , hiểu một cách đơn giản là một dạng thay thế cho chữ ký bằng tay trên các các văn bản số như hóa đơn điện tử, có các đặc điểm sau đây.

• Là một đoạn thông tin đi kèm dữ liệu điện tử

• Gắn liền và đại diện cho chủ thể là người ký thông điệp dữ liệu đó

• Xác nhận sự chấp thuận của người ký với nội dung thông điệp.

Chữ ký số còn được biết đến với tên gọi Token USB, là một dạng của chữ ký điện tử.

Ví dụ về hóa đơn điện tử được ký số. |Ảnh: UBot

Chứng thư số 

Là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành. Chứng thư số sẽ đi kèm với chữ ký điện tử nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được hiểu với các đặc điểm sau:

– Chứa đoạn mã mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp. 

– Đoạn mã này bao gồm số giao dịch – là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán.

Hầu hết các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế. (Quy định tại điều 12 nghị định 119/2018/NĐ-CP).

Trừ một số ngành nghề  thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm: 

– Điện lực; nước sạch; xăng dầu; bưu chính viễn thông; 

– Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; 

– Tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; 

– Kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại; và 

– Các doanh nghiệp giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế. 

Ngoài các yếu tố như phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cũng đang rất quan tâm đến những ứng dụng công nghệ để xử lý hóa đơn tự động, bởi lẽ điều này giúp giảm thiểu các thao tác thủ công cho kế toán và tăng hiệu quả quản lý.

Đang được đánh giá rất cao trên thị trường hiện nay là giải pháp FPT Ubot Invoice.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Thông báo phát hành Hóa đơn điện tử là văn bản mà doanh nghiệp cần lập để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử. 

Thông báo này được gửi kèm cùng quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, lập theo mẫu tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. 

• File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. 

• Còn file PDF là bản thể hiện nội dung của Hóa đơn điện tử đó, chỉ có giá trị lưu trữ và không có giá trị pháp lý.

Bản thể hiện cần thể hiện đầy đủ, toàn vẹn về nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc.

Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử

Hoá đơn chuyển đổi là loại hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo quy định của pháp luật. Nếu đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện sau, hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn điện tử.

• Hoá đơn giấy phải thể hiện đầy đủ nội dung thông tin được ghi nhận trên hoá đơn điện tử. Điều này đòi hỏi người xuất hoá đơn cần in đầy đủ nội dung hoá đơn ra cùng một mặt giấy khi tiến hành chuyển đổi.

• Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người tiến hành chuyển đổi hoá đơn.

• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; trên hoá đơn chuyển đổi cần ghi rõ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có thể in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để làm căn cứ cho các cơ quan chức năng kiểm tra trong quá trình vận chuyển, lưu thông hàng hóa

Các câu hỏi thường gặp

Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022. 

Trong đó, doanh nghiệp tại 6 tỉnh Hà Nội, TP. HCM, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định sẽ triển khai hóa đơn điện tử trước tháng 4/2022 theo lộ trình triển khai hóa đơn điện tử giai đoạn 1 của Tổng cục Thuế

Riêng với trường hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử,… thì được gia hạn thời gian thêm 12 tháng kể từ 01/07/2022

Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử chỉ có 1 bản duy nhất và không có liên. Bên bán, bên mua và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Với các trường hợp sau, người mua có thể không bắt buộc phải ký số vào hóa đơn điện tử:

– Người mua là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ

– Người mua là khách hàng là doanh nghiệp mà giao dịch phát sinh bên có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu… (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016)

– Hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Kế toán có thể truy cập website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa, hoặc tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. 

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Nội dung của Hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết

• Lưu trữ hóa đơn điện tử trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó

• Xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử

Quá trình triển khai hóa đơn điện tử có thể còn gặp nhiều vướng mắc, hi vọng bài viết đã giúp các anh/chị “gỡ rối” phần nào trong quá trình áp dụng loại hóa đơn mới này tại doanh nghiệp mình.