Không muốn tốn quá nhiều thời gian cho những tác vụ thủ công rườm rà, dễ nhầm lẫn và sai sót,.. trong công việc, Chị Liền, kế toán tại công ty Hamasco đã lựa chọn UBot Invoice, giải pháp xử lý hóa đơn tự động đến từ akaBot – FPT để giải quyết triệt để bài toán khó.

>> Du Lịch Việt Đan: Làm việc thông minh cùng UBot Invoice

Hamasco: Khách hàng là ưu tiên số 1

Được thành lập vào 08/12/2000, Hamasco (Công ty TNHH TM DV Hàng hải Hải An) là một trong những đơn vị hàng đầu về cung cấp vật tư, máy móc cho ngành hàng hải, ngành công nghiệp cũng như cung cấp các thiết bị phục vụ bốc xếp hàng hóa trong các cảng biển ở Việt Nam.

Đặt mục tiêu trở thành công ty dẫn đầu trong ngành hàng kinh doanh, Hamaco luôn nỗ lực cung ứng các sản phẩm chất lượng cao, giải pháp tiên tiến nhất với chi phí tốt nhất cho khách hàng. Hiện nay, Hamasco đang hoạt động với 20 nhân sự nòng cốt phân bổ tại trụ sở chính ở Hồ Chí Minh và chi nhánh của công ty ở Hải Phòng. 

Lưu trữ hóa đơn: Việc dễ hóa khó vì… tốn thời gian

Do quy mô công ty thuộc dạng vừa và nhỏ, kế toán tại Hamasco phải làm đồng thời rất nhiều nghiệp vụ khác ngoài nghiệp vụ chuyên môn như làm chế độ bảo hiểm xã hội, công đoàn,… cho nhân viên. Đó là lý do vì sao có nhiều đầu việc tuy không khó, nhưng do tốn thời gian nên đã bị kế toán bỏ qua để làm việc khác, ví dụ như việc lưu trữ hóa đơn.

Theo quy trình truyền thống, kế toán tại Hamasco sẽ phải tải từng file hóa đơn và lưu trữ vào ổ cứng máy tính. Phương thức lưu thủ công này vừa tốn thời gian lại không khoa học, thư mục sắp xếp lộn xộn, không hợp lý khiển việc tìm lại hóa đơn trở nên khó khăn.

“Mặc dù biết quy định bắt buộc là phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn nhưng mình toàn bỏ qua khâu này do quá bận. Thế nên trước khi sử dụng UBot Invoice, mình thường thấp thỏm sợ bị phát hiện việc lưu trữ hóa đơn không đầy đủ dẫn tới bị phạt.” – Chị Vũ Thị Liền, kế toán tại Hamasco chia sẻ.

Việc đọc hóa đơn cũng tiêu tốn của kế toán khá nhiều thời gian. Để xử lý thủ công một hóa đơn, chị Liền mất từ 5 đến 10 phút, thậm chí còn nhiều hơn nếu tốc độ tải hóa đơn quá chậm hoặc dữ liệu cần nhập lên phần mềm kế toán quá nhiều.

[Tải ngay] akaBot – UBot x Hamasco Case Study

Đáp ứng trọn vẹn nhu cầu với giải pháp UBot Invoice

Xuất phát từ nhu cầu thực tế là cần một công cụ giúp lưu trữ và truy xuất thông tin hóa đơn, chị Liền đã chủ động nghiên cứu và tìm hiểu các giải pháp hỗ trợ trên thị trường. Sau cùng, chị quyết định lựa chọn UBot Invoice, giải pháp xử lý hóa đơn tự động đến từ akaBot – FPT do ấn tượng với chất lượng sản phẩm và sự hỗ trợ nhiệt tình, tận tâm từ đội ngũ bán hàng.

Với công nghệ tự động hóa hiện đại, UBot Invoice hỗ trợ kế toán kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của hóa đơn, bao gồm việc kiểm tra mã số thuế có đang hoạt động hay không. Bên cạnh đó, các file hóa đơn cũng được lưu trữ tự động, sắp xếp khoa học, rõ ràng. 

“Kể từ khi sử dụng UBot Invoice, mình cảm thấy an tâm hẳn về vấn đề lưu trữ và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Giải pháp giúp mình tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm việc khác và cũng tiết kiệm được rất nhiều… dung lượng máy tính.” – Chị Liền cười.

Những lời khen ngợi, đánh giá tích cực từ khách hàng luôn là động lực to lớn để UBot phát triển và hoàn thiện hệ sinh thái tự động hóa của mình. Trong tương lai, UBot hứa hẹn sẽ mang tới càng nhiều giá trị hơn nữa cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.