Trong quá trình mua bán hàng Quý khách hàng sẽ phát sinh nhiều mã hàng, mã nhà cung cấp nhưng lại không có thông tin trên hóa đơn. UBot thấu hiểu vấn đề này và mang đến cho quý khách tính năng Matching Data. Với tính năng Matching Data, UBot hỗ trợ quý khách hàng ghép nối mã hàng và mã nhà cung cấp theo tên sản phẩm trên hóa đơn. Nhờ đó lúc xuất dữ liệu, UBot sẽ cung cấp thêm các trường thông tin này cho quý khách nhập liệu vào phần mềm kế toán.
Giới thiệu tính năng Matching Data
Để sử dụng tính năng Matching Data, quý khách hàng cần cung cấp mã hàng, mã nhà cung cấp cho UBot.
- Để thêm mã hàng hoặc mã nhà cung cấp đơn lẻ, quý khách hàng truy cập vào “Quản lý danh mục” trong tab “Danh mục”. Quý khách tích chọn “Thêm mới” sau đó điền đầy đủ các trường thông tin cần nhập và nhấn lưu. Hệ thống sẽ tự động cập nhật.
- Để thêm nhiều mã hàng hoặc mã nhà cung cấp cần kết nối, quý khách chọn tính năng “Tải lên danh mục hàng hóa”. Quý khách hàng truy cập vào mục “Quản lý danh mục”, tại mục “Công ty”, nhấn chọn doanh nghiệp mà quý khách hàng có nhu cầu ghép nối dữ liệu. Tại mục “Loại danh mục” quý khách chọn loại dữ liệu cần ghép nối, click chọn tải file mẫu để tải về file mẫu chuẩn thông tin, mở file mẫu và cung cấp các thông tin để nhập vào.
Lưu ý các ô có đánh dấu sao là các trường thông tin bắt buộc. Đối với mẫu danh mục vật tư hàng hóa, quý khách cần có các trường bắt buộc như mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính. UBot cho phép gán tối đa 10 tên hàng hóa với một mã hàng hóa, cách nhau bởi dấu chấm phẩy.
- Với biểu mẫu nhà cung cấp, quý khách hàng vui lòng cung cấp các trường dữ liệu bắt buộc, tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế, mã thanh toán.
- Với biểu mẫu đơn vị tính và đơn giá, quý khách vui lòng cung cấp các trường dữ liệu bắt buộc, mã hàng, đơn vị, đơn giá.
Sau khi đã điền đầy đủ thông tin vào file, quý khách hàng tiến hành tải file lên hệ thống. Quý khách vui lòng chọn công ty và loại danh mục cần tải lên. Sau đó kéo thả file hoặc nhấn chọn file từ máy tính và nhấn tải lên, hệ thống sẽ tự động đọc và xử lý dữ liệu.
Tính năng Quét dữ liệu
Trong trường hợp nhập thiếu mã hàng, quý khách có thể yên tâm vì UBot đã phát triển thêm tính năng Quét dữ liệu. Với tính năng này, UBot sẽ tìm ra các tên hàng chưa có mã hàng trong danh sách hóa đơn của quý khách.
Quý khách hàng truy cập vào trong phần “Quản lý danh mục” rồi vào “Tải lên danh mục”. Quý khách chọn công ty, chi nhánh cần tra cứu và nhấn chọn quét dữ liệu. Nhấn chọn “Danh mục vật tư hàng hóa chưa định nghĩa”. Hệ thống sẽ tự động lọc các hóa đơn chưa có mã hàng, sau đó khách hàng chọn xuất danh mục.
Quý khách mở file vừa tải về, điền thông tin mã hàng hóa và nhập lại lên hệ thống. Sau khi tải lên, hệ thống sẽ trả trạng thái thành công và thất bại. Nếu thành công, dữ liệu đã được ghi nhận. Nếu Thất bại, thông tin mã hàng chưa được ghi nhận. Quý khách hàng nhấn tác vụ để tải file tổng hợp nguyên nhân, sau đó cung cấp lại thông tin chuẩn và nhập lại lên UBot.
Tính năng Lọc dữ liệu
UBot cung cấp nhiều trường lọc khoa học, rõ ràng, hỗ trợ quý khách tìm kiếm mã hàng, mã nhà cung cấp dễ dàng sau khi tải lên.
- Quý khách hàng click vào “Danh mục”. Tại đây, UBot cung cấp các trường lọc thông tin chi tiết, khoa học, loại danh mục, thời gian tải lên, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, mã số thuế nhà cung cấp.
- Để tra cứu các danh mục quý khách vui lòng chọn các trường thông tin cần lọc sau đó nhấn tìm kiếm.
- Tại màn hình danh mục, UBot hiển thị các mã hàng và mã nhà cung cấp đã được ghi nhận thành công. Tại đây, quý khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin mã hàng, mã nhà cung cấp đã có. Lưu ý trong trường hợp quý khách hàng muốn chỉnh sửa tên thông tin danh mục, click chọn tác vụ, nhập thông tin cần sửa sau đó click lưu. Hệ thống sẽ tự động cập nhật.
Tính năng xuất file báo cáo
Sau khi đã cung cấp đầy đủ thông tin mã hàng, mã nhà cung cấp, quý khách có thể tiến hành xuất file excel và nhập lên phần mềm kế toán của mình theo các bước sau.
- Quý khách nhấn chọn Danh sách hóa đơn trong tab, hóa đơn đầu vào, click chọn những hóa đơn cần xuất dữ liệu, bấm chọn tác vụ.
- Sau đó nhấn vào xuất danh sách.
Hiện tại UBot hỗ trợ xuất theo định dạng của hầu hết phần mềm kế toán thông dụng hiện nay. Quý khách lựa chọn định dạng báo cáo kế toán phù hợp và bấm xuất báo cáo. File excel đã có mã hàng, mã nhà cung cấp UBot sau khi quý khách tải lên.
