3 nguyên tắc xuất hóa đơn cực quan trọng mà mọi kế toán phải nắm rõ

Những sai sót khi xuất hóa đơn dù nhỏ đến đâu cũng đều có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính, thậm chí là hình sự. Do đó, hãy thật cẩn trọng trong quá trình lập hóa đơn bằng cách nằm lòng ba nguyên tắc dưới đây nhé!

>> Công nghệ AI: Tương lai của ngành kế toán

Nguyên tắc xuất hóa đơn 1: Xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng, cần chú ý tới những quy định sau:

+ Nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh khớp với nội dung được ghi trên hóa đơn; không có phần nội dung nào bị sửa chữa hoặc tẩy xóa.

+ Các tổ chức hoặc cá nhân chỉ được dùng một loại màu mực (không phải mực đỏ), loại mực không phai khi lập hóa đơn.

+ Doanh nghiệp phải ghi liền mạch các chữ số và chữ viết, không ghi ngắt quãng và đặc biệt không in hoặc viết đè lên chữ in sẵn.

+ Nội dung giữa các liên hóa đơn phải có sự thống nhất và được lập theo thứ tự liên tục từ số bé đến số lớn.

>> Chi tiết các tính năng chính của UBot Invoice 

Nguyên tắc xuất hóa đơn 2: Tuân theo quy định về tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn xác minh xem hóa đơn của mình đã tuân theo quy định của pháp luật hay chưa thì cần kiểm tra lại những nội dung sau theo nghị định 119/2018/NĐ-CP:

+ Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, người mua (nếu có);

+ Tên và ký hiệu của hóa đơn

+ Số hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn;

+ Chữ ký số của người bán;

+ Chữ ký số của người mua;

+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa tính thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;

+ Mã cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

+ Tổng số tiền thanh toán;

+ Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

+ Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan;

Trong trường hợp doanh nghiệp không yêu cầu phải có đầy đủ các mục nội dung trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đó phải xuất hóa đơn tuân theo các quy định về nội dung của Bộ Tài chính.

Nguyên tắc xuất hóa đơn 3: Cách xử lý khi bị xuất sai hóa đơn điện tử

Chắc chắn trong quá trình làm việc, kế toán không ít lần gặp bối rối khi xuất sai hóa đơn điện tử. Đừng lo lắng, UBot sẽ hướng dẫn bạn cụ thể cách xử lý ngay dưới đây:

– Trường hợp 1: Tổ chức, cá nhân đã lập và giao hóa đơn điện tử cho bên mua, tuy nhiên chưa gửi hàng hóa cho họ hoặc đã gửi rồi nhưng lại chưa kê khai thuế. 

Trong trường hợp này, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì sẽ bị hủy với sự chấp thuận và xác nhận của cả hai bên mua và bán.

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ lưu lại hóa đơn điện tử bị hủy của tổ chức, cá nhân nhằm thuận lợi cho việc tra cứu sau này. Bên cạnh đó, khi xuất hóa đơn điện tử mới, người bán phải viết rõ hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số bao nhiêu cùng thời gian (Ngày, tháng, năm ký, gửi) và ký hiệu.

– Trường hợp 2: Tổ chức, cá nhân đã lập và giao hóa đơn điện tử cho bên mua, cả hai bên cũng đã kê khai thuế. 

Trong trường hợp này, nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, bên mua và bán sẽ phải tạo văn bản chỉ cụ thể sai sót đó là gì kèm chữ ký số của mình. Sau đó, hóa đơn điện tử mới sẽ được bên bán tạo ra, bên trong ghi rõ nội dung điều chỉnh so với hóa đơn cũ (Ví dụ: giá bán, hàng hóa tăng hoặc giảm số lượng bao nhiêu,…)

Sau đó, cả hai bên bán và mua đều phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật Việt Nam. (Doanh nghiệp cần chú ý rằng không ghi số âm vào hóa đơn điều chỉnh).

Ba nguyên tắc trên là hành trang cần thiết mà mọi kế toán cần chuẩn bị trước khi bắt tay thực hiện đầu việc xuất hóa đơn. Trong bài viết sau, UBot sẽ tiếp tục mang đến cho bạn những thông tin bổ ích! Cùng đón chờ nhé!