Quản lý công nợ là công việc thường ngày ở tất cả các doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng để đảm bảo thanh khoản và duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Vậy quy trình này như thế nào cho hiệu quả? Mời bạn cùng tìm hiểu trong bài viết sau
Quản lý công nợ là gì ?
Quản lý công nợ là chuỗi hoạt động ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp, từ đó có kế hoạch thu hồi nợ hoặc trả nợ hợp lý để tối ưu hiệu quả tài chính, đồng thời tránh sai sót, gian lận cho công ty.
Hoạt động này bao gồm quản lý các khoản phải thu và phải trả.
Mặc dù khái niệm công nợ thường rất rộng, tuy nhiên chúng ta thường hiểu việc quản lý công nợ trong phạm vi các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán.
Nhân sự quản lý công nợ thường sẽ là kế toán công nợ (người phụ trách trực tiếp), các cấp quản lý phía trên là kế toán trưởng và giám đốc.
Quy trình quản lý công nợ
Với các khoản phải thu, mục tiêu là theo dõi lịch thu hồi nợ chuẩn chỉnh để kịp thời thu về tài sản cho doanh nghiệp, tránh để tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn.
Với các khoản phải trả, mục tiêu là trả đúng nợ, đúng hạn, giúp DN tránh được các khoản phạt thanh toán chậm và giữ được uy tín với đối tác.
Quy trình quản lý công nợ gồm các bước như sau:
Bước 1: Ghi nhận công nợ phát sinh
Sau khi nhận được chứng từ liên quan (như hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển, biên bản giao nhận…), kế toán công nợ cần ghi lại giao dịch và hạch toán. Cần đặc biệt chú ý đến các thông tin sau:
- Nhà cung cấp hay Khách hàng đó là ai ?
- Thời hạn trả nợ hoặc thu hồi nợ
- Giá trị khoản nợ phải thu hoặc phải trả.
Bước 2: Thực hiện thanh toán hoặc thu hồi nợ
- Kế toán công nợ cần theo dõi sát sao các hạn nợ để lập kế hoạch trả nợ hoặc thu hồi nợ.
- Trước thời hạn 1-2 tuần, kế toán cần nắm được các khoản nợ, các khoản trả trước nào sắp đến hạn để báo cho kế toán trưởng chuẩn bị tiền trả nợ.
- Với các khoản phải thu, kế toán nên gửi đề nghị thanh toán trước ít nhất một vài ngày để tránh đối tác bị quên hoặc gửi đề nghị thanh toán kèm theo hóa đơn ngay sau khi hoàn tất giao dịch.
- Riêng các khoản công nợ phải trả, phải được cấp quản lý phê duyệt trước khi thực hiện thanh toán. Cấp phê duyệt 1: Trưởng bộ phận chuyên môn có liên quan; Cấp phê duyệt 2: Kế toán trưởng; Cấp phê duyệt 3: Giám đốc
Bước 3: Ghi nhận bút toán thanh toán hoặc thu hồi nợ
- Sau khi thực hiện trả nợ hoặc thu được nợ, kế toán sẽ hạch toán chi tiết theo từng nhà cung cấp/khách hàng dựa trên giấy báo Nợ/Có của ngân hàng hoặc phiếu thu, phiếu chi
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục bù trừ công nợ, cấn trừ công nợ nếu các bên có giao dịch mắt xích với nhau (ví dụ: A nợ B, C lại nợ A, vậy C có thể trả nợ luôn cho B)
Bước 4: Theo dõi công nợ tổng hợp
Số liệu công nợ trong kỳ cần được tổng hợp lại theo các tiêu chí:
- Khoản nợ với từng nhà cung cấp là bao nhiêu? Khoản phải thu với mỗi khách hàng là bao nhiêu ?
- Xác định các khoản phải thu khó đòi để trích lập dự phòng
- Xác định các khoản nợ phải trả đã quá hạn cần sớm lập kế hoạch trả nợ.
Các lưu ý để quản lý công nợ hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý công nợ
Nếu công ty còn ở quy mô nhỏ, chưa phát sinh nhiều giao dịch công nợ, doanh nghiệp có thể sử dụng các biểu mẫu excel để quản lý.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều hoạt động mua, bán, đặc biệt là với các doanh nghiệp bán lẻ hay sản xuất thì rất cần sự hỗ của phần mềm. Các phần mềm này sẽ ghi lại chi tiết từng đơn nhập hàng, bán hàng cho đến thống kê số lượng, số tiền của từng sản phẩm.
Giao diện 1 phần mềm quản lý công nợ
Ở quy mô lớn hơn, các doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng quản trị ERP, kết nối phần mềm kế toán với phần mềm bán hàng để quản lý đồng bộ cả tình hình mua-bán hàng và tình hình tài chính.
Tách biệt vai trò giữa kế toán thanh toán và kế toán công nợ
Để tránh phát sinh rủi so sai sót hoặc gian lận trong quá trình quản lý công nợ, cần đảm bảo nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”, người theo dõi giao dịch (kế toán công nợ) không được trung với người thực hiện giao dịch thanh toán (thủ quỹ, kế toán thanh toán)
Đề nghị thanh toán phải được ký duyệt bởi các bên liên quan
Để đảm bảo các khoản thanh toán nợ đều là đúng với nghĩa vụ doanh nghiệp, tránh trường hợp kế toán thanh toán gặp sai sót hoặc gian lận với đối tác, cần đảm bảo các đề nghị thanh toán phải được ký duyệt.
Hiện nay, hệ sinh thái tự động hóa UBot – sản phẩm của akaBot FPT Software đã cho ra đời phần mềm quản lý chi phí tự động UBot ePayment, giúp lập và duyệt đề nghị thanh toán nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.
Quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại đây
Hi vọng bài viết đã cung cấp cho các kế toán, các doanh nghiệp nhiều kinh nghiệm hữu ích về quản lý công nợ. Chúc bạn thiết lập được những quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp mình
