Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình phát hành và lưu trữ hóa đơn, tiết kiệm thời gian và chi phí. Loại hóa đơn này đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? 

Máy tính tiền là một thiết bị hoặc hệ thống phần cứng và phần mềm được sử dụng để quản lý quá trình thanh toán trong các doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ bao gồm tính tiền, tạo và in hoá đơn, tổng hợp doanh số.

Chúng thường được sử dụng trong các cửa hàng, nhà hàng, quán bar, siêu thị và các doanh nghiệp khác để tính tiền và quản lý giao dịch bán hàng

Hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền thường là hóa đơn được tạo ra và lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống điện toán của cơ sở kinh doanh. Tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật (Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019, Điều 11 NĐ 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 NĐ 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 TT 78/2021/TT-BTC)

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế là một loại hóa đơn điện tử được phát hành thông qua hệ thống máy tính tiền tại điểm bán hàng, và hệ thống này được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để cung cấp dữ liệu giao dịch một cách tự động và liên tục.

Xuất hóa đơn từng lần khởi tạo từ máy tính tiền là quá trình phát hành hóa đơn điện tử ngay sau mỗi giao dịch bán hàng tại điểm bán lẻ, thông qua máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Điều này giúp truyền tải dữ liệu giao dịch tức thì, đảm bảo tính minh bạch, giảm sai sót và tiết kiệm chi phí. Hóa đơn được gửi điện tử cho khách hàng, thuận tiện và dễ lưu trữ

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

2. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Theo điểm g điều 9 Nghị định 123, với nhà hàng, khách sạn…, có thể tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày

Căn cứ Khoản 2, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Cụ thể theo các mô hình kinh doanh: 

  • Trung tâm thương mại
  • Siêu thị 
  • Bán lẻ hàng tiêu dùng
  • Ăn uống
  • Nhà hàng
  • Khách sạn
  • Bán lẻ thuốc tân dược
  • Dịch vụ vui chơi, giải trí và dịch vụ khác

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc mà các doanh nghiệp, hộ kinh doanh tùy theo nhu cầu sử dụng và căn cứ theo khách hàng để lựa chọn hình thức hóa đơn

Tuy nhiên, hiện nay TCT đang triển khai áp dụng hoá đơn điện tử từng lần từ máy tính tiền trên toàn quốc, trước mắt 100% các cửa hàng xăng dầu đã áp dụng.

3. Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế gồm có các nội dung dưới đây:

– Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

– Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

– Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;

– Thời điểm lập hóa đơn; và

– Mã của cơ quan thuế.

Mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

4. Trách nhiệm của người bán hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 6 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có trách nhiệm như sau

  • Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
  •  Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều này;
  • Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất;
  • Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

5. Đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền sẽ đăng ký mới hoặc nếu đang sử dụng hình thức hóa đơn khác thì thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc đăng ký mới hoặc đăng ký thay đổi thông tin thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

  • Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
  • Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn)

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có chữ ký số không?

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thường không yêu cầu chữ ký số nếu hệ thống máy tính tiền đã được kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp tới cơ quan thuế,. Tuy nhiên, việc áp dụng chữ ký số có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế và chính sách của doanh nghiệp.

Theo quy định của khoản 1 Điều 8 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, tuân thủ nguyên tắc quy định tại Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, điều này bao gồm:

  • Phải có khả năng nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền đã kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • Không yêu cầu bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử này.
  • Khoản chi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, được ghi trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, được xác định là khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế, dựa trên việc sao chép hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

7. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện trước khi sử dụng hóa đơn điện tử chính thức. Quy trình này thường bao gồm việc gửi thông báo tới cơ quan thuế và cung cấp các thông tin cần thiết về hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sẽ sử dụng.

Chuẩn bị thông tin

Trước khi gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin sau:

  • Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ.
  • Thông tin về loại hóa đơn: Loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, xuất khẩu, v.v.), mẫu số, ký hiệu.
  • Thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Tên nhà cung cấp, phần mềm sử dụng.
  • Quy trình khởi tạo, lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử: Các quy trình nội bộ liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Thời gian dự kiến bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Soạn thảo thông báo phát hành

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử thường bao gồm các nội dung chính sau:

  • Tiêu đề: “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử”
  • Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ.
  • Thông tin về loại hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu, loại hóa đơn.
  • Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  • Cam kết của doanh nghiệp: Cam kết tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.

 Gửi thông báo tới cơ quan thuế

  • Phương thức gửi: Doanh nghiệp có thể gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc qua đường bưu điện.
  • Kiểm tra và phản hồi: Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi. Nếu thông báo hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được phép phát hành hóa đơn điện tử theo kế hoạch đã thông báo.

Công bố thông tin hóa đơn điện tử

  • Công bố thông tin: Doanh nghiệp cần công bố thông tin về việc sử dụng hóa đơn điện tử trên trang web của mình (nếu có) và thông báo cho khách hàng.
  • Hướng dẫn khách hàng: Cung cấp hướng dẫn cho khách hàng về cách nhận và xử lý hóa đơn điện tử.