Khi được biết thông tin “sắp không phải nhập hóa đơn bằng tay nữa”, chị Hương (45 tuổi, Kế toán tại Hà Nội) nửa vui mừng, nửa lo lắng. Vui vì chị sắp “thoát khỏi” với công việc tốn đến ⅓ thời gian làm việc mỗi ngày, nhưng cũng lo lắng vì không biết “bao lâu mới quen với hệ thống”.
Thiết lập phần mềm xử lý hóa đơn chỉ trong 1 giờ
Bộ phận kế toán của hầu hết doanh nghiệp đều chần chừ trước những thay đổi liên quan đến phần mềm. Thông thường, khi có phần mềm mới, toàn bộ phận sẽ mất vài ngày để cài đặt và làm quen với giao diện, thêm vài tuần để quen với các thao tác, sau đó là vài tháng để tích hợp vào quy trình làm việc đồng thời sửa các lỗi triển khai thực tế. Với nhiều kế toán, việc này khiến quy trình làm việc thông thường bị gián đoạn đột ngột, công việc của kế toán trực tiếp bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, thực tế, việc lựa chọn đúng phần mềm và đội ngũ triển khai sẽ giúp kế toán quen với phần mềm trong thời gian ngắn nhất, mà không gặp phải gián đoạn do không hiểu chức năng, hoặc lỗi kỹ thuật của hệ thống.
Với phần mềm xử lý hóa đơn UBot Invoice, việc triển khai thực tế chỉ mất khoảng 1 giờ. Ngay khi nhận tài khoản từ FPT Software, bộ phận kế toán có thể đăng nhập và bắt đầu quá trình kiểm tra, đối soát hóa đơn. Nhân viên chăm sóc khách hàng của UBot Invoice sẽ gửi các hướng dẫn chi tiết, demo cách sử dụng để bộ phận Kế toán có thể bắt đầu thao tác ngay lập tức.
Giao diện tinh gọn, các chức năng cần thiết được ưu tiên hiển thị và sắp xếp ở vị trí nổi bật để bộ phận kế toán dễ dàng hiểu, sử dụng ngay từ lần đầu tiên.
UBot Invoice mô phỏng chính xác các thao tác của kế toán trong quy trình xử lý hóa đơn thông thường: Từ việc truy cập email để tải xuống hóa đơn, cho đến việc đối chiếu thông tin hóa đơn với thông tin trên website Tổng cục thuế, nhập thông tin hóa đơn vào hệ thống rồi tải lên phần mềm kế toán. Do vậy, nếu đã nắm vững quá trình xử lý hóa đơn thủ công, bộ phận kế toán sẽ dễ dàng làm quen với các bước tự động hóa trên UBot Invoice. Đặc biệt, với thao tác so sánh, xác thực hóa đơn – thao tác phức tạp và tốn nhiều thời gian của kế toán nhất, phần mềm hàng đầu của FPT Software sẽ thực hiện dễ dàng, đồng thời thông báo và chỉ ra các thông tin cần đối chiếu lại của từng hóa đơn.
Hệ thống UBot Invoice sẽ đối chiếu thông tin hóa đơn và thông báo cho Kế toán nếu như thông tin không chính xác.
Sau đấy, kế toán cũng có thể dễ dàng đồng bộ thông tin hóa đơn lên Phần mềm Kế toán gần nhất bằng tính năng xuất dữ liệu theo mẫu có sẵn, mà không mất nhiều thời gian thay đổi phần mềm kế toán hay quy trình thông thường.
Chi phí đầu tư tương xứng
Quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra là một trong những đầu việc thủ công, chiếm đến 60% khối lượng công việc truyền thống của kế toán và tốn 70% thời lượng làm việc. Khi ứng dụng UBot Invoice vào công việc, bộ phận Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp tiết kiệm hơn 80% thời gian xử lý hóa đơn, tự động hóa 90% thao tác lặp đi lặp lại của Kế toán với độ chính xác 100%.
Cùng với đó, thời gian xử lý một hoá đơn của cũng được rút ngắn còn 30 giây, thay vì từ 3 đến 5 phút so với nhập liệu kiểu cũ. Nhờ vậy, Kế toán có thể tập trung vào các công việc chuyên môn khác mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp, đồng thời, giảm chi phí cơ hội do làm quá nhiều việc thủ công.
Sử dụng UBot giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cơ hội không chỉ của bộ phận Tài chính – Kế toán mà còn của cả doanh nghiệp.
Và tất nhiên, việc chi hàng chục triệu đồng hàng tháng chỉ để thuê kế toán nhập liệu, in ấn, lưu trữ hóa đơn bản cứng cũng lãng phí hơn là đầu tư từ 1 triệu mỗi năm cho UBot Invoice xử lý tác vụ hóa đơn.
Anh Hà Xuân Hiếu (CEO & Founder VIET IRON), khẳng định: “Dùng UBot Invoice là lựa chọn đúng đắn của Gang Việt, bởi UBot Invoice không chỉ giải quyết được chuyên môn tài chính – kế toán cho những người không chuyên như mình, mà còn giúp tránh được sai sót khi làm, giảm rủi ro bị phạt khi quyết toán thuế và tiết kiệm một khoản lớn trong quá trình vận hành hoạt động tài chính – kế toán của công ty”.
Lưu trữ 10 năm, bảo mật vĩnh viễn
Sau khi xử lý thông tin, UBot Invoice sẽ lưu trữ hóa đơn trên nền tảng đám mây trong 10 năm tiếp đó. Nhờ vậy, trong trường hợp xảy ra sự cố như hỏng máy tính, thất lạc hóa đơn bản cứng… các dữ liệu về hóa đơn vẫn được lưu trữ an toàn, đảm bảo có thể truy cập dễ dàng từ một máy tính khác.
Điều này không đồng nghĩa với việc, thông tin hóa đơn UBot có thể dễ dàng bị lấy cắp. Hệ sinh thái khép kín và công nghệ bảo mật hàng đầu của FPT Software đảm bảo dữ liệu được giữ kín cho từng tổ chức, nhân viên được phân công.
| UBot Invoice là phần mềm tự động kiểm tra, lưu trữ, tra cứu, nhập liệu và đồng bộ dữ liệu hàng nghìn hoá đơn trong 1 click. Thuộc hệ sinh thái UBot – được phát triển và cung cấp bởi FPT Software – công ty sản xuất phần mềm doanh nghiệp hàng đầu, UBot Invoice ứng dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation), giúp tự động hóa quy trình lặp đi lặp lại, giảm thiểu khối lượng công việc thủ công. Để tìm hiểu thêm về giải pháp UBot, truy cập https://ubot.vn hoặc hotline 0823 687 889. |
