Clariant đã tìm thấy cơ hội nâng cao năng suất và sự chính xác cao với các quy trình tự động hóa bằng robot (RPA).
Clariant là công ty hóa chất lớn với quy mô hoạt động rộng khắp 53 quốc gia trên toàn cầu, doanh thu đã cán mốc 6,623 tỷ CHF vào năm 2018. Clariant nổi tiếng trong bốn lĩnh vực kinh doanh: Hóa chất chăm sóc, Xúc tác, Tài nguyên thiên nhiên và Nhựa và Sơn.
Quy mô và phạm vi hoạt động lớn của Clariant đã dẫn đến các chuỗi cung ứng phức tạp, kéo theo đó là số lượng lớn các nhà cung cấp và dịch vụ hậu cần. Trong bối cảnh cạnh tranh, sự chính xác của dữ liệu và sự kịp thời của thông tin luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu.
Tuy nhiên, Clariant nhận ra họ lại gặp phải rất nhiều lỗi sai và sự chậm trễ do quá trình xử lý hóa đơn hay các chứng từ vận chuyển một cách thủ công. Điều này khiến bộ máy thêm cồng kềnh và hoạt động thiếu hiệu quả khi mỗi tháng, họ phải sắp xếp hơn 80 nhân sự để xử lý 800.000 hóa đơn đầu vào.
Các hóa đơn này đến từ nhiều nhà cung cấp với nhiều định dạng khác nhau, có thể là ảnh scan, file PDF, hoặc thậm chí là những trang viết tay vội vàng. Các nhân viên của Clariant phải trích xuất hóa đơn và nhập thủ công lên hệ thống SAP (phần mềm kế hoạch nguồn lực). Họ thường phải nhập hơn 10 trường thông tin trên mỗi hóa đơn, sau đó lại phải so sánh dữ liệu này với đơn đặt hàng để kiểm tra xem thông tin có khớp hay không.
Họ cũng kiểm tra các yêu cầu pháp lý khác nhau giữa các quốc gia và mã số thuế thay đổi tùy thuộc vào xuất xứ, điểm đến và nguyên liệu của lô hàng.
Công việc xử lý hóa đơn thủ công mang tính lặp đi lặp lại, rất vất vả và đòi hỏi sự cẩn thận, chăm chỉ. Tuy nhiên, các kế toán dù có cố gắng thế nào cũng không thể tránh khỏi khả năng sai sót khi phải xử lý nhập – đối chiếu một lượng hóa đơn lớn trong thời gian ngắn.
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn
Clariant đã tìm thấy cơ hội để giải quyết bài toán của mình với các quy trình tự động hóa bằng robot phần mềm – RPA. Công ty đã lựa chọn khu vực Đức, Úc, Thụy Sĩ và Bỉ để thử nghiệm RPA ban đầu và có những kết quả đáng kinh ngạc. Nhân viên không còn phải nhập thông tin hóa đơn vì các Robot phần mềm tự động trích xuất và nhập các trường liên quan.
Quy trình RPA trong xử lý hóa đơn tại Clariant trải qua 3 bước đơn giản
Tính đến thời điểm hiện tại, gần 50% quá trình xử lý hóa đơn trong khu vực thử nghiệm của Clariant đã được tự động hoá, với tỷ lệ thành công là 80%. Đội ngũ nhân viên chỉ phải xử lý một số ít các hóa đơn phức tạp hơn đòi hỏi mức độ phán đoán và phân tích dữ liệu của con người.
Bằng cách mở rộng tự động hóa hóa đơn đến nhiều khu vực hơn, Clariant tin rằng họ có thể nâng cao hiệu quả và đảm bảo độ chính xác của dữ liệu theo cấp số nhân.
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp cũng gặp vấn đề tương tự như Clariant khi phải dành quá nhiều thời gian, nguồn lực cho việc nhập liệu, kiểm tra hóa đơn thủ công. Các robot phần mềm RPA xử lý hóa đơn đang được nhiều doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp SMEs ưu tiên đầu tư bởi dễ triển khai và hiệu quả mang lại lớn. FPT Ubot Invoice – một robot RPA cho nghiệp vụ hóa đơn, đang được đánh giá rất cao với các tính năng như: tự động tra cứu, kiểm tra, xuất dữ liệu và lưu trữ hoá đơn (giấy và điện tử), giúp doanh nghiệp tự động hoá 100% khâu xử lý hoá đơn.
Ngoài quy trình tự động hóa hóa đơn, Clariant cũng cho thử nghiệm thêm quy trình xử lý các chứng từ xuất kho và vận chuyển, nhằm đẩy nhanh tốc độ của khâu hậu cần.
Tự động hóa xử lý chứng từ hậu cần
Clariant điều phối các lô hàng trên khắp thế giới, mỗi đơn hàng yêu cầu hoạt động hậu cần phải chi tiết để đảm bảo kịp thời và chính xác. Sau khi nhận được phiếu xuất kho từ nhà máy cho biết lô hàng đã sẵn sàng, nhóm hậu cần phải in và gửi phiếu cho bộ phận giao nhận, đợi bộ phận này xác nhận rồi cập nhật thông tin về chuyến hàng lên hệ thống SAP.
Tuy nhiên, việc xử lý thủ công đang làm toàn bộ quá trình giao vận bị chậm lại. Để giải quyết vấn đề này, Clariant đã thử nghiệm một dự án ở Singapore sử dụng Nền tảng RPA để cải thiện dịch vụ hậu cần vận chuyển.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng ban đầu, Robots phần mềm sẽ tự động quét phiếu xuất kho và gửi một tệp PDF qua email cho người giao nhận. Khi người giao nhận xác nhận, Robot sẽ tự động cập nhật bản ghi SAP với tất cả thông tin từ các tài liệu có sẵn.
Các thao tác thủ công từ gửi phiếu xuất kho đến nhập thông tin vận chuyển hàng đã được loại bỏ. Quá trình tự động với dữ liệu chính xác hơn và các cập nhật quan trọng sẽ đến được với các bên liên quan mà không bị chậm trễ. | Ảnh: UBot
Mở rộng RPA cho các đơn vị kinh doanh mới
Sau khi triển khai, Clariant đã có thể tự động hóa gần 60% quy trình xử lý hóa đơn trong khu vực thí điểm của mình. Khu vực họ đang thử nghiệm nhận được tới 17.000 hóa đơn mỗi tháng và hiện có khoảng 2.500 trong số đó hoàn toàn tự động – dẫn đến năng suất tổng thể tăng 10%.
Về phía vận chuyển, Clariant đã tiết kiệm được gần 100 giờ làm việc mỗi tháng trong chương trình thử nghiệm sử dụng RPA, đồng thời tiết kiệm khoảng 40.000 bản in mỗi quý do cắt giảm được khâu in ấn phiếu giao nhận, xuất kho.
Hai quy trình tự động hóa này đã thành công đến mức Jitesh Agarwal, lãnh đạo sáng kiến robot trong nhóm quản lý dự án toàn cầu của Clariant đã sẵn sàng mở rộng RPA nó ra toàn cầu.
Nguồn:
