Cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp chiến lược và hiệu quả, làm thế nào? Lắng nghe chia sẻ từ Joseph Semprevivo, Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của Joseph’s Premier Real Estate; giáo sư tài chính, kinh doanh, bất động sản tại IRSC.
Tự động hóa quy trình
Một cách để giảm số lượng nhân viên nhưng vẫn duy trì được năng suất vốn có, thậm chí cao hơn là tự động hóa quy trình làm việc. Đây sẽ là giải pháp lý tưởng giúp cho bộ máy vận hành trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Những năm qua chúng ta đã chứng kiến nhiều điểm hứa hẹn trong các nghiên cứu về tự động hóa, trong đó có WorkMarket’s 2020 In(Sight) Report. Sau khi thăm dò ý kiến của hơn 200 chủ doanh nghiệp và 202 nhân viên vào tháng 4/2017, kết quả ghi nhận:
– 53% nhân viên nói rằng họ có thể tiết kiệm đến 2 giờ làm việc mỗi ngày nhờ tự động hóa. (Tương đương với khoảng 240 giờ làm việc mỗi năm theo Forbes)
– Gần 80% chủ doanh nghiệp nói rằng tự động hóa có thể giải phóng tới 3 giờ làm việc mỗi ngày (hoặc khoảng 360 giờ làm việc mỗi năm)
Tự động hóa cũng có thể bảo vệ doanh nghiệp khỏi những thiệt hại gây ra bởi sai sót của con người. Ví dụ: bằng cách tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, kế toán sẽ không phải nhập tay thông tin hóa đơn lên phần mềm kế toán nữa, vừa tiết kiệm thời gian những vẫn đảm bảo được 100% độ chính xác.
Tuy nhiên, để nói chính xác tự động hóa là giải pháp tốn kém hay phải chăng, còn phải phụ thuộc vào mức độ phù hợp của loại hình đầu tư này với doanh nghiệp của bạn. Hãy tính toán chi phí lao động tiết kiệm được. Nếu chi phí lao động (bao gồm thời gian nghỉ được trả lương, bảo hiểm y tế, v.v.) tiết kiệm được nhiều hơn so với chi phí triển khai tự động hóa, bạn có thể cân nhắc ứng dụng công nghệ này.
Giảm số lượng headcount
Cắt giảm số lượng nhân viên là cách phổ biến mà các doanh nghiệp làm để giảm chi phí. Mặc dù nhân sự là nòng cốt của một tổ chức, thế nhưng khoản chi trả cho toàn bộ nhân viên không hề nhỏ, nhất là khi lạm phát tăng cao.
Tất nhiên, việc giảm số lượng nhân viên đi kèm với rủi ro, cụ thể là mất vốn nhân lực. Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp nhỏ, nguồn nhân lực có hạn thì việc sa thải cần phải được thực hiện một cách thận trọng và có chiến lược.
Đặt các khoản chi lên bàn cân
Nếu cắt giảm nhân sự hoặc triển khai tự động hóa là những biện pháp chiến lược và cần phải suy xét cẩn thận, bạn có thể thử một giải pháp nhẹ nhàng hơn là xem xét và kiểm tra chi phí đều đặn hàng tháng.
Bạn có thể xem tất cả các khoản chi trong tháng qua báo cáo chi phí hoặc các phần mềm quản lý chi phí, từ đó xem xét và đặt ra các câu hỏi như: Khoản chi này có thực sự quan trọng? Tôi có thể cắt giảm khoản nào? Tôi có nên đổi sang cách khác tiết kiệm hơn?
Câu trả lời cho những câu hỏi đó có thể làm bạn ngạc nhiên. Bạn sẽ nhận ra có nhiều lỗ hổng trong việc quản lý chi phí doanh nghiệp hơn bạn nghĩ, nhưng sẽ ổn thôi nếu sự phát hiện đó đi kèm với những giải pháp tối ưu hiệu quả và phù hợp.
Tóm lại, cho dù là biện pháp nào, trước khi bạn đưa ra bất cứ quyết định nào, bạn phải xem xét và cân đối giữa “tiền ra” và “tiền vào”. Đánh giá, xem xét rồi lại xem xét, đánh giá. Chỉ khi đó, bạn mới có thể giảm chi phí về lâu dài.
