Những khó khăn trong quản lý chi phí…do cách phê duyệt đề nghị thanh toán lỗi thời

Để tối ưu lợi nhuận và tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quản lý chi phí luôn là bài toán đau đầu với tất cả các doanh nghiệp.

Trước tiên, chi phải đúng, tránh thất thoát cho công ty do các hành vi gian lận hoặc sai sót trong đối chiếu, duyệt chi. Vì vậy, khâu phê duyệt đề nghị thanh toán nào cũng phải đi qua nhiều cấp với đủ các giấy tờ kèm theo.

Tuy nhiên, số lượng các khoản chi cần thanh toán mỗi ngày ở các doanh nghiệp là rất lớn. Từ những đơn hàng giá trị cao với nhà cung cấp cho đến những vật dụng, văn phòng phẩm chỉ một vài nghìn đồng. 

Vì vậy, quy trình phê duyệt đề nghị thanh toán thủ công với nhiều cấp, nhiều bước phê duyệt vô tình đã trở nên cồng kềnh và mất nhiều thời gian của doanh nghiệp. Chắc hẳn bạn cũng không còn xa lạ với hình ảnh nhân viên phải “canh me” trước phòng sếp để xin chữ ký duyệt chi, rồi kế toán phải đối chiếu đủ loại chứng từ trước khi đi tiền…

Ngoài ra, cách làm thủ công cũng gây khó khăn trong quản lý chi phí do không thể tổng hợp nhanh. Các nhà quản lý không nắm được ngày hôm nay đã chi bao nhiêu, tổng chi phí của mỗi bộ phận, có khoản nào bất thường không.

Giải pháp tự động từ UBot ePayment

Nhận thấy những bài toán đó, UBot đã tiến hành xây dựng giải pháp UBot ePayment  – hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán một cách tự động, đồng thời cho phép các nhà quản lý theo dõi chi phí theo thời gian thực với phân loại chi tiết.

Trước đây, nhân sự phải tự lập các đề nghị thanh toán một cách thủ công, in và nộp lên cấp phê duyệt. Qua mỗi cấp, quy trình kiểm tra, xác thực lại được lặp lại một lần, gây chồng chéo và lãng phí thời gian. Ngoài ra, quy trình phê duyệt này sẽ bị tắc nghẽn nếu cấp phê duyệt không có mặt tại văn phòng, 

Với quy trình tự động với UBot ePayment, nhân sự có thể lập đề nghị thanh toán trên phần mềm, tải lên danh sách chi phí, danh sách chứng từ một cách rất tiện lợi chỉ với 2 click. Toàn bộ hồ sơ sẽ được đối chiếu tự động và gửi lên các cấp phê duyệt. Nhân sự quản lý còn có thể dễ dàng ký, phê duyệt online mọi lúc mọi nơi nhờ hệ thống của UBot ePayment.

Đặc biệt, tất cả các chi phí cùng các chứng từ đi kèm đều sẽ được lưu trữ trên UBot ePayment, dễ dàng tổng hợp chi phí theo phòng, ban.

Quản lý doanh nghiệp có thể nắm bắt được các khoản chi tại mọi thời điểm, được phân loại chi tiết theo bộ phận, chi nhánh, giúp phát hiện nhanh chóng các khoản chi bất thường và mức chi của từng bộ phận để kịp thời ra quyết định điều hành.

Ngoài ra, việc tra cứu, quản lý chứng từ cũng tiện lợi hơn nhờ đồng bộ trên cùng một giao diện.

Hiệu suất vận hành vượt trội khi sử dụng UBot ePayment

Bằng việc tự động hóa quy trình lập và phê duyệt đề nghị thanh toán, UBot ePayment giúp doanh nghiệp tối đa hiệu suất vận hành của tất cả các bộ phận, tiết kiệm đến 80% thời gian so với quy trình thủ công, độ chính xác đến 100%.

Quý khách quan tâm có thể đăng ký ngay tại: https://signup.ubot.vn/sinh-nhat-ubot/ để trải nghiệm công nghệ tự động hóa mới nhất cho phòng tài chính – kế toán doanh nghiệp.