Capita Group plc, là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ & quy trình kinh doanh thuê ngoài (BPO – Business Processing Outsourcing) lớn nhất nhất nước Anh với khoảng 75,000 nhân viên, 94 chi nhánh tại Anh, Bắc Âu, Ấn Độ và Duba, doanh thu hằng năm khoảng 2,7 tỷ bảng.
Bài toán mà Capita Group đối mặt là cần cải thiện lại quy trình mua hàng & thanh toán (P2P) vốn đang rất tốn kém và phức tạp, đòi hỏi hơn 40 nhân viên phải nhập và kiểm tra các hóa đơn giấy một cách thủ công. Chi phí trung bình mà Capita phải chi ra để xử lý thủ công một hóa đơn giấy là khoảng 8 £, cao hơn nhiều so với mức trung bình ngành
Không chỉ vậy, quy trình này gồm nhiều bước kiểm soát, truy vấn nhưng các lỗi vẫn xảy ra thường xuyên, khiến Capita Group chịu nhiều tai tiếng về việc thanh toán trễ.
Nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành cũng như duy trì mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp, Capita Group đã tìm cách cải thiện quy trình xử lý hóa đơn của mình, từ thủ công chuyển sang tự động hoàn toàn.
Giải pháp
Capita Group đã thành lập CDIS – Trung tâm dịch vụ thông tin & tài liệu và sử dụng nơi này để tiếp nhận tất cả các hóa đơn đầu vào. Sau khi tiếp nhận hóa đơn, Trung tâm này sử dụng phần mềm đọc hóa đơn Kofax ReadSoft Invoices để quét và trích xuất thông tin tự động. Với công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), phần mềm này có thể quét một số lượng lớn hóa đơn với độ chính xác cao.
Sau khi quét được thông tin, ReadSoft Invoices sẽ thực hiện việc xác minh dữ liệu như: xác minh danh tính nhà cung cấp, đối chiếu với bảng kê hàng hóa chi tiết hay biểu thuế suất VAT và xác định hóa đơn đó tương ứng với đơn đặt hàng nào. Nếu mọi thông tin đều được khớp chính xác, dữ liệu hóa đơn sẽ được đăng tự động lên hệ thống lưu trữ dữ liệu của công ty. Nếu bất kỳ sai lệch nào dẫn đến sự nghi ngờ, hóa đơn sẽ được chuyển đến phòng xử lý các khoản phải trả của Capita tại Ấn Độ để nhân viên kiểm tra lại. Mọi hóa đơn không tuân thủ đều sẽ bị từ chối và gửi trả lại nhà cung cấp.
Việc xử lý hóa đơn cũng trở nên dễ dàng trong bối cảnh làm việc từ xa, bởi người dùng có thể đăng nhập vào một cổng điện tử để kiểm tra và phê duyệt hóa đơn online mọi lúc, mọi nơi mà không cần truy cập vào hệ thống SAP.
Kết quả
Nhờ tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, theo Richard Good – SAP Programme
Manager tại Capita: “Tỷ lệ thanh toán đúng hạn của Capita đã tăng lên đáng kể giúp nâng cao danh tiếng của chúng tôi”
Mặc dù số lượng hóa đơn phải xử lý ngày càng tăng lên, chạm mốc khoảng 400.000 mỗi năm, Capita đang nhận thấy những lợi ích đáng kể từ quy trình xử lý hóa đơn tự động hóa của mình.
“Chúng tôi đã cắt giảm chi phí xử lý mỗi hóa đơn chỉ còn hơn 2 bảng và giảm tài nguyên văn phòng hỗ trợ từ 40 người ở Anh xuống 20 người ở Ấn Độ, tiết kiệm hơn 1 triệu bảng mỗi năm, ”Good nói.
Capita đã có được chỉ số ROI mục tiêu ngay trong năm đầu tiên vận hành dự án này. Quy trình xử lý hóa đơn tự động còn giúp họ đạt hiệu quả kiểm soát tốt hơn, tránh được các gian lận và tình trạng thanh toán trùng lặp từng khiến Capita tiêu tốn hàng trăm nghìn bảng Anh mỗi năm.
Tại Việt Nam, FPT Ubot Invoice – một robot RPA cho nghiệp vụ hóa đơn, đang được đánh giá rất cao với các tính năng như: tự động tra cứu, kiểm tra, xuất dữ liệu và lưu trữ hoá đơn (giấy và điện tử), giúp doanh nghiệp tự động hoá 100% khâu xử lý hoá đơn. Đây là giải pháp giúp các công ty SMEs chưa có nền tảng công nghệ hoặc bộ phận IT riêng vẫn hoàn toàn có thể ứng dụng RPA một cách nhanh chóng với chi phí hợp lý.
Tìm hiểu thêm tại đây
