Nguyên tắc thận trọng là một nguyên tắc kế toán cơ bản yêu cầu các doanh nghiệp phải thận trọng khi ghi nhận doanh thu và chi phí. Doanh nghiệp nên ghi nhận chi phí và các khoản lỗ ngay khi có khả năng xảy ra, nhưng chỉ ghi nhận doanh thu và lợi nhuận khi đã chắc chắn. Nguyên tắc này giúp đảm bảo tính trung thực và khách quan trong báo cáo tài chính.
1. Nguyên tắc thận trọng là gì?
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán là một nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo tính trung thực và khách quan của báo cáo tài chính. Nguyên tắc này yêu cầu kế toán viên phải thận trọng và cân nhắc kỹ lưỡng khi ghi nhận và đánh giá các khoản mục trên báo cáo tài chính, nhằm tránh việc trình bày sai lệch hoặc lạc quan quá mức về tình hình tài chính của doanh nghiệp
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu:
- Các khoản dự phòng phải được lập đủ nhưng không quá mức cần thiết.
- Không được đánh giá giá trị tài sản và thu nhập cao hơn thực tế.
- Không được đánh giá giá trị nợ phải trả và chi phí thấp hơn thực tế.
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, trong khi chi phí phải được ghi nhận ngay khi có dấu hiệu sẽ phát sinh.
Nội dung của nguyên tắc thận trọng tập trung vào việc trích lập các khoản dự phòng và ghi nhận giá trị của chi phí, doanh thu, tài sản, giá vốn, và các khoản mục tài chính khác.
-
Đặc điểm nguyên tắc thận trọng
2.1. Các khoản dự phòng phải được trích lập phù hợp
Thông tư số 48/2019/TT-BTC quy định về việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng, doanh nghiệp được yêu cầu xem xét và đưa ra quyết định về việc xây dựng quy chế quản lý liên quan đến vật tư, hàng hóa, danh mục đầu tư và công nợ, nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh.
Quy chế này sẽ rõ ràng chỉ định trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong việc giám sát và quản lý vật tư, hàng hóa, đầu tư và thu hồi công nợ. Cụ thể, quy chế bao gồm:
- Sử dụng nhiều phương pháp tính giá xuất kho như bình quân gia quyền, bình quân cuối kỳ theo từng kho, từng mặt hàng,…
- Áp dụng các đặc tính của hàng hóa như màu sắc, chủng loại, kích thước,…
- Đối với hàng hóa có nhiều đơn vị tính, cần chuyển đổi về đơn vị chuẩn và thiết lập số lượng tồn kho tối thiểu cho mỗi mặt hàng, nhằm đảm bảo doanh nghiệp có kế hoạch nhập thêm hàng mới khi tồn kho giảm xuống mức tối thiểu.
Các khoản dự phòng cần được lập đủ để đối phó với rủi ro và chi phí dự kiến, nhưng không nên quá mức cần thiết để tránh làm giảm lợi nhuận không cần thiết của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh dự phòng dựa trên thông tin mới nhất và sự linh hoạt trong quản lý sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và công bằng của báo cáo tài chính.
2.2. Ghi nhận các giá trị có bằng chứng chắc chắn
Trong nguyên tắc thận trọng, việc ghi nhận các giá trị chỉ được thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn về tính hợp lý và có thể kiểm chứng được của chúng.
Nguyên tắc thận trọng quy định như sau:
- Không quá đánh giá giá trị của tài sản và thu nhập, cũng như không đánh giá thấp giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu được lợi ích kinh tế, trong khi chi phí chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh.
Theo Điều 78 của Thông tư 200-BTC, doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao dịch xảy ra, khi có chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, và được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản được quyền nhận, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu tiền. Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp.
Tương tự với chi phí, việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán nhưng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn.
Tuy nhiên trong một số trường hợp, ghi nhận doanh thu và chi phí theo nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào chất bản chất và các Chuẩn mực kế toán để phản ánh giao dịch một cách trung thực, hợp lý.
-
Phân loại các nguyên tắc thận trọng
Nguyên tắc thận trọng kế toán theo hai trường hợp là:
- Thận trọng có điều kiện
- Thận trọng vô điều kiện.
3.1. Nguyên tắc thận trọng có điều kiện
Nguyên tắc thận trọng có điều kiện xảy ra khi doanh nghiệp nhận được các thông tin kinh tế tiêu cực có ảnh hưởng tới tình hình tài chính, lợi nhuận nhận được. Thời điểm và điều kiện không giống nhau khi ghi nhận các thông tin kinh tế tiêu cực và tích cực vào báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Theo các quy định kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp được phép ghi nhận giảm giá trị tài sản hoặc chi phí khi có bằng chứng cho thấy khả năng xảy ra, trong khi chỉ được phép ghi nhận doanh thu hoặc tăng tài sản khi có bằng chứng chắc chắn.
3.2. Nguyên tắc thận trọng vô điều kiện
Nguyên tắc thận trọng vô điều kiện xảy ra khi doanh nghiệp quyết định ghi nhận giá trị tài sản thấp hơn giá trị kế toán ròng một cách nhất quán.
So với nguyên tắc thận trọng có điều kiện, nguyên tắc thận trọng vô điều kiện không phụ thuộc vào các thông tin sự kiện. Thay vào đó, doanh nghiệp dựa vào tình hình thực tế để ghi nhận vào chi phí các trường hợp cụ thể.
-
Ví dụ về nguyên tắc thận trọng trong kế toán
Khi một doanh nghiệp xác định giá trị của một tài sản cố định.
Thay vì đánh giá cao hơn giá trị thực tế của tài sản đó, doanh nghiệp quyết định áp dụng nguyên tắc thận trọng bằng cách đánh giá tài sản với giá trị thấp hơn, dựa trên các yếu tố như khả năng giảm giá thị trường hoặc chi phí sửa chữa. Điều này giúp đảm bảo rằng báo cáo tài chính của doanh nghiệp không bị phình to và phản ánh một cách chính xác hơn tình hình tài chính.
-
Cách áp dụng nguyên tắc thận trọng vào trong hạch toán
Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải trả theo Thông tư 200
Theo Điều 50, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: “Khi có các bằng chứng cho thấy một khoản tổn thất có khả năng chắc chắn xảy ra, kế toán phải ghi nhận ngay một khoản phải trả theo nguyên tắc thận trọng.”
Nguyên tắc kế toán các khoản doanh thu theo Thông tư 200
Theo Điều 78, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: “Doanh thu và chi phí tạo ra khoản doanh thu đó phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Tuy nhiên trong một số trường hợp, nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào chất bản chất và các Chuẩn mực kế toán để phản ánh giao dịch một cách trung thực, hợp lý.”
Trong những trường hợp xảy ra xung đột giữa nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc phù hợp, kế toán nên sử dụng bản chất các chuẩn mực kế toán và kinh nghiệm để lựa chọn phương án thích hợp như sau:
- Kế toán cần hiểu rõ và phân loại các giao dịch trên hợp đồng kinh tế để ghi nhận doanh thu theo đúng chuẩn mực;
- Ghi nhận doanh thu phải căn cứ vào bản chất của giao dịch, thay vì chỉ dựa trên tên gọi, và cần phân bổ theo nghĩa vụ cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
Nguyên tắc kế toán các khoản chi phí theo Thông tư 200
Theo Điều 82, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: “Việc ghi nhận chi phí ngay cả khi chưa đến kỳ hạn thanh toán nhưng có khả năng chắc chắn sẽ phát sinh nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn. Chi phí và khoản doanh thu do nó tạo ra phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp.
Tuy nhiên trong một số trường hợp, nguyên tắc phù hợp có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, thì kế toán phải căn cứ vào bản chất và các Chuẩn mực kế toán để phản ánh giao dịch một cách trung thực, hợp lý.”
Nguyên tắc lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục theo Thông tư 200
Theo Điều 102, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: “Các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí phải được trình bày theo nguyên tắc phù hợp và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí và luồng tiền của kỳ báo cáo. Các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí của các kỳ trước có sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền phải được điều chỉnh hồi tố, không điều chỉnh vào kỳ báo cáo.”
