1. Khái niệm tạm ứng
Tạm ứng là khoản tiền hoặc hiện vật mà doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện một công việc nào đó mà doanh nghiệp giao phó.
Các khoản tạm ứng thường gặp như: tạm ứng tiền cho nhân viên đi công tác; tạm ứng tiền để nhân viên đi mua hàng…
Cần phân biệt khái niệm tạm ứng và ứng trước:
- Tạm ứng với đối tượng nhân viên, người lao động trong doanh nghiệp
- Ứng trước với khách hàng, nhà cung cấp, đại lý
2. Trả lời: Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?
Câu hỏi “Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?” là thắc mắc của nhiều kế toán doanh nghiệp.
Để giải đáp câu hỏi này, trước hết hãy xem lại khái niệm tài sản và nguồn vốn trong kế toán.
Tài sản (Assets): là tất cả các nguồn lực có giá trị mà một tổ chức sở hữu và kiểm soát, và dự kiến sẽ tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai, bao gồm tài sản vật chất như đất đai, nhà cửa, máy móc, thiết bị và tài sản vô hình như quyền sở hữu trí tuệ hay giá trị thương hiệu
Nguồn vốn (Capital): là tổng số tiền mà một tổ chức sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh doanh hoặc đầu tư, bao gồm vốn chủ sở hữu (doanh nghiệp hoặc cá nhân góp vào), vốn vay (tài trợ từ các nguồn bên ngoài như các tổ chức tín dụng), và các khoản tài trợ khác như vốn cổ phần hoặc quỹ dự trữ.
Tạm ứng là khoản được doanh nghiệp tạm giao cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ, bản chất của khoản tiền này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Sau đó mới được đối chiếu với các chứng từ phát sinh để xác định khoản thừa/thiếu và ghi nhận vào chi phí.
Do đây vẫn là khoản tiền thuộc sở hữu của doanh nghiệp, nên tạm ứng là tài sản của doanh nghiệp
3. Hạch toán tạm ứng
Khoản tạm ứng cho người lao động được hạch toán tại tài khoản 141
a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,…
b) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, …
Có TK 141 – Tạm ứng.
c) Các khoản tạm ứng chi không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 141 – Tạm ứng.
d) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,…
Có TK 111 – Tiền mặt.
4. Một số lưu ý khi hạch toán tạm ứng
– Khoản Tạm ứng lương cho người lao động không hạch toán vào TK 141 mà hạch toán vào bên Nợ của TK 334
– Tài khoản tạm ứng 141 chỉ áp dụng với người lao động trong doanh nghiệp.
– Khoản ứng trước cho người bán cũng không hạch toán vào TK 141 mà ghi vào bên nợ của TK 331.
——-
UBot – Hệ sinh thái tự động hoá toàn diện cho doanh nghiệp – cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là các giải pháp:
- UBot Invoice – Xử lý hoá đơn tự động hoá
- UBot ePayment – Hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán theo từng cấp và từng bộ phận.
- UBot Matching – Giải pháp tự động đối chiếu chứng từ mua hàng
- UBot Statement – Giải pháp đối chiếu sao kê ngân hàng và hạch toán công nợ
Quý doanh nghiệp quan tâm xin mời tham khảo và nhận tư vấn bộ giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp tại đây: https://ubot.vn
