Trong quản lý tài chính và kế toán, khái niệm về chi phí đóng một vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định kinh doanh và đánh giá hiệu suất của một tổ chức hay doanh nghiệp. Bài viết này sẽ tập trung vào việc giải thích và phân biệt rõ ràng giữa các khái niệm quan trọng như phí, lệ phí và chi phí, đồng thời điểm qua những sai lầm thường gặp liên quan đến việc ghi nhận và quản lý chi phí.
Chi phí là gì?
Chi phí (cost) là các hao phí tài nguyên (số tiền, tài sản, hay nguồn lực) mà một cá nhân, tổ chức, hoặc doanh nghiệp phải chi trả để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Trong kinh doanh, người ta luôn muốn tối ưu chi phí ở mức thấp nhất để có thể đạt hiệu suất lợi nhuận cao nhất.
Ví dụ về chi phí như: tiền lương nhân viên, tiền điện nước, tiền thuê cửa hàng, văn phòng, nhà xưởng.
Các loại chi phí trong kế toán
Dựa vào các tiêu chí khác nhau mà có thể phân loại chi phí như sau:
* Phân loại theo mục đích phục vụ của chi phí:
- Chi phí sản xuất: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp…
- Chi phí sản xuất chung: điện nước, công cụ dụng cụ,…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí bán hàng
- Chi phí tài chính
- Chi phí khác
* Phân loại theo mối quan hệ với sự thay đổi doanh thu
- Biến phí: là những chi phí thay đổi theo sản lượng sản xuất hoặc
- Định phí: là những chi phí không thay đổi khi có sự thay đổi về sản lượng sản xuất hay doanh số.
- Chi phí hỗn hợp
* Phân loại theo đối tượng tập hợp chi phí:
– Chi phí trực tiếp: được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng duy nhất
– Chi phí gián tiếp: liên quan đến nhiều đối tượng và cần phân bổ theo những tiêu chí thích hợp.
* Các cách phân loại khác:
- Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
- Chi phí chênh lệch
- Chi phí ẩn và chi phí hiện…
>> Xem thêm: Kế toán chi phí là gì
Phân biệt chi phí với lệ phí và kinh phí
| Tiêu Chí | Phí | Lệ Phí | Chi Phí |
| Định nghĩa | Khoản tiền trả để bù đắp chi phí và phục vụ khi được cung cấp dịch vụ công bởi cơ quan nhà nước, tổ chức công lập hoặc tổ chức có thẩm quyền. | Khoản tiền ấn định trước, phải nộp khi sử dụng dịch vụ công nhưng không nhất thiết để bù đắp chi phí. | Số tiền chi trả để bao gồm các chi phí cụ thể, chẳng hạn như sản xuất, hoạt động, quản lý, tiến độ dự án, không nhất thiết liên quan đến dịch vụ công. |
| Người áp dụng | Tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công do cơ quan nhà nước, tổ chức công lập, tổ chức có thẩm quyền cung cấp. | Tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công để phục vụ công việc quản lý nhà nước. | Tổ chức, cá nhân thực hiện các hoạt động, dự án, sản xuất, hoạt động kinh doanh cần chi trả các khoản phí khác nhau. |
| Mục đích | Bù đắp chi phí cung cấp dịch vụ công và đảm bảo tính phục vụ. | Tài trợ nguồn kinh phí cho công việc quản lý nhà nước và duy trì dịch vụ công. | Chi trả các khoản phí cụ thể liên quan đến các hoạt động, dự án, sản xuất, quản lý, v.v. |
| Đặc điểm | Dựa trên việc sử dụng dịch vụ công và phí được tính dựa trên cơ sở bù đắp chi phí thực tế. | Được ấn định trước và không thay đổi theo tần suất sử dụng dịch vụ. | Đa dạng và biến đổi dựa trên tính chất cụ thể của hoạt động, dự án hoặc sản phẩm. |
| Ví dụ | – Phí đăng ký xe cơ giới. – Phí sử dụng dịch vụ y tế công. |
– Lệ phí cấp giấy phép kinh doanh. – Lệ phí cấp hộ chiếu. |
– Chi phí sản xuất một đợt hàng hóa. – Chi phí triển khai dự án xây dựng. |
Các sai lầm khi ghi nhận chi phí
1. Nhầm lẫn giữa chi phí và dòng tiền ra
Trong nhiều trường hợp, chủ doanh nghiệp hiện nay vẫn gặp khó khăn trong việc phân biệt giữa hai khái niệm quan trọng là chi phí và dòng tiền ra. Một số người thường xem như đã phát sinh chi phí mỗi khi thực hiện thanh toán. Điều này dẫn đến sai lầm thường gặp nhất là việc áp dụng toàn bộ các khoản trả trước cho người bán vào chi phí trong một kỳ, thay vì phân bổ chúng đúng cách theo phương pháp kế toán.
2. Nhầm lẫn liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản
Trong giai đoạn doanh nghiệp mới thành lập hoặc thiếu kinh nghiệm về kế toán, thường gặp sai lầm liên quan đến ghi nhận chi phí khấu hao tài sản. Một số doanh nghiệp có xu hướng ghi nhận toàn bộ giá trị tài sản vào chi phí ngay từ kỳ mua, hoặc không tính vào chi phí sản xuất trong các kỳ hoạt động kinh doanh.
3 Không ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí trong doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp có thể bỏ sót những khoản chi phí thực tế đã phát sinh và đáp ứng đầy đủ các điều kiện ghi nhận chi phí. Một ví dụ điển hình là việc không tính lương của chủ doanh nghiệp vào chi phí quản lý, điều này có thể dẫn đến việc sai lệch trong cấu trúc chi phí và đánh giá không chính xác về lợi nhuận.
4 Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào
Sai lầm phổ biến khác là không phân biệt giữa giá trị hàng tồn kho mua vào và chi phí. Một ví dụ cụ thể là việc ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu nhập kho vào chi phí sản xuất trong một kỳ, trong khi thực tế chỉ khi nguyên vật liệu được sử dụng trong sản xuất thì mới trở thành chi phí.
5 Nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phí
Một số doanh nghiệp có thể hiểu sai rằng chỉ khi nhận được hóa đơn từ người bán thì mới được ghi nhận chi phí. Tuy nhiên, chi phí phải được ghi nhận khi đáp ứng ba điều kiện: làm giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả, được xác định một cách đáng tin cậy và tuân theo nguyên tắc phù hợp với thu nhập.
Để đảm bảo tính chính xác trong ghi nhận chi phí và thông tin tài chính, doanh nghiệp cần phải áp dụng kế toán chính xác và thực hiện kiểm tra chặt chẽ quá trình ghi nhận chi phí.
UBot – Hệ sinh thái tự động hoá toàn diện cho doanh nghiệp – cung cấp hơn 100+ robot ảo tự động hóa cho từng quy trình cụ thể của hơn 3000+ doanh nghiệp thuộc đa dạng các lĩnh vực với chi phí hợp lý. Nổi bật nhất trên thị trường là các giải pháp:
- UBot Invoice – Xử lý hoá đơn tự động hoá
- UBot ePayment – Hỗ trợ tự động tạo và duyệt đề nghị thanh toán theo từng cấp và từng bộ phận.
- UBot Matching – Giải pháp tự động đối chiếu chứng từ mua hàng
- UBot Statement – Giải pháp đối chiếu sao kê ngân hàng và hạch toán công nợ
Quý doanh nghiệp quan tâm xin mời tham khảo và nhận tư vấn bộ giải pháp tự động hóa cho doanh nghiệp tại đây: https://ubot.vn
