Hóa đơn điện tử đã được xây dựng lộ trình để chính thức áp dụng trên cả nước từ 01/07/2022. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, các doanh nghiệp còn gặp phải một số khó khăn khi đăng ký, xuất và lưu trữ hóa đơn điện tử
***
Chị Thanh Hiền – Kế toán trưởng một công ty sản xuất đồ gia dụng tại Bắc Ninh chia sẻ: “Mình đã quen với hóa đơn giấy hơn mười năm nay rồi, mỗi tháng xử lý khoảng 1000 hóa đơn. Đó là một nghiệp vụ quen thuộc trong công việc của hàng ngày của mình. Giờ đã “thạo nghề” thì lại phải chuyển sang một hình thức hóa đơn khác. Dẫu phải học cách sử dụng các ứng dụng công nghệ mới tương đối khó khăn, nhưng cũng phải vượt qua vì hóa đơn điện tử sẽ tiện lợi hơn cho công việc”.
Dưới đây là 4 khó khăn chính không chỉ chị Hiền mà đa số các kế toán viên gặp phải trong quá trình tiếp cận và sử dụng hóa đơn điện tử:
Mẫu hóa đơn điện tử chưa chuẩn định dạng
Nếu mẫu hóa đơn điện tử không chuẩn theo định dạng của cơ quan thuế, như: thừa, thiếu thông tin, bị chèn/khuất một số thông tin thì sẽ gặp lỗi trong quá trình cấp mã hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế.
Giải pháp: Doanh nghiệp nên chủ động xin tư vấn từ Tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã chọn để thiết kế, điều chỉnh lại mẫu hóa đơn có thể chưa chuẩn hoặc hiển thị chưa đầy đủ thông tin của hóa đơn.
Lỗi khi cấp mã HĐĐT từ cơ quan thuế
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải gửi hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho khách hàng.
Tuy nhiên, nhiều kế toán gặp phải tình trạng hóa đơn không được cấp mã do: dữ liệu gửi lên không đúng định dạng, không đúng chuẩn; địa chỉ email người nhận quá dài (do nhập nhiều email); dữ liệu hóa đơn có ký tự đặc biệt hệ thống không hỗ trợ; mã số thuế người mua không đúng chuẩn định dạng…
Kế toán cần chủ động kiểm tra lại chuẩn hóa đơn trước khi gửi xin cấp mã
>> Xem thêm: Các quy định cần lưu tâm về hóa đơn điện tử
Tra cứu hóa đơn vẫn gặp nhiều trở ngại
Đây là khó khăn từ khi kế toán sử dụng hóa đơn giấy và vẫn còn tiếp diễn khi chuyển sang hóa đơn điện tử. Để tránh rủi ro về hóa đơn đầu vào như: nhà cung cấp phát hành hóa đơn giản; hóa đơn không hợp lệ; NCC không còn hoạt động… khiến doanh nghiệp bị phạt, kế toán vẫn phải tiến hành tra cứu thông tin số hóa đơn, tình trạng nhà cung cấp trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế.
Nếu số lượng hóa đơn lớn, công việc này chiếm nhiều thời gian không kém việc việc nhập liệu hóa đơn thủ công là bao.
Hóa đơn “điện tử” nhưng lưu trữ còn thủ công
Mặc dù hóa đơn điện tử có tử có thể được lưu trữ trên hệ thống của tổ chức cung cấp HĐĐT, các doanh nghiệp vẫn tự lưu trữ thêm để theo dõi dễ dàng hơn và tránh rủi ro kỹ thuật gây mất mát dữ liệu, bao gồm:
– Lưu trữ hóa đơn tại thư mục trên máy tính
– Tạo file excel nhập lại các trường thông tin hóa đơn
– Định kỳ Đồng bộ dữ liệu hóa đơn từ máy tính lên tài khoản Google Drive hoặc sao chép sang USB để lưu trữ.
Tuy nhiên, điều này vô hình chung khiến việc xử lý hóa đơn điện tử trở nên cồng kềnh chẳng kém hóa đơn giấy là bao, vì quy trình nhập liệu rất mất thời gian, chưa kể đến các bước đối chiếu, tra cứu, quản lý.
Giải pháp từ UBot Invoice
Để giảm thiểu các bước xử lý, lưu trữ hóa đơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc các giải pháp tự động hóa. Hiện nay, tại Việt Nam đã có giải pháp xử lý hóa đơn tự động UBot Invoice của nhà cung cấp FPT với công nghệ RPA tiên tiến nhất hiện nay.
Phần mềm này có thể tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thông qua email, đọc thông tin và lưu trữ lại. Kế toán có thể xuất ra bảng excel để theo dõi dễ dàng hay gắn nhãn để quản lý tiện lợi hơn. UBot Invoice cũng hỗ trợ lưu trữ hóa đơn trên nền tảng cloud, tự động kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn qua đối chiếu với dữ liệu của Tổng cục Thuế.
UBot Invoice có thể tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thông qua email, đọc thông tin và lưu trữ lại, tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn.
Đây là giải pháp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm khối lượng làm việc cho nhân viên. UBot Invoice cũng được đánh giá cao vì có mức giá rất vừa phải, hoàn toàn phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.
Nguồn:
Lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và cách khắc phục
Group: Diễn đàn hóa đơn điện tử
